Umstellung auf SAP New GL

Die Einführung von New GL ist nicht immer einfach. Erfahren Sie, wie Sie die Umstellung auf das neue Hauptbuch unkompliziert realisieren und schnell von den Vorteilen von New GL profitieren können.

Vereinfachte Einführung von SAP New GL

In ihren SAP-Systemen nutzen zahlreiche Unternehmen noch das klassische Hauptbuch. Dabei bietet SAP New GL eine Vielzahl an Vorteilen. Mit dem neuen Hauptbuch erhalten Unternehmen neue Funktionalitäten zur verbesserten Steuerung und beschleunigten Abwicklung des internen und externen Rechnungswesens. Zudem kann es eine notwendige Entscheidung sein auf New GL umzustellen, da dies eine Voraussetzung für die Migration auf S/4HANA darstellt.

GAMBIT unterstützt bei der Datenmigration vom klassischen Hauptbuch in das neue Hauptbuch (New GL) und stellt eine eigenes Software-Tool zur Umstellung zur Verfügung. Dabei kann optional die gesamte Datenhistorie umgestellt werden.

Die wichtigsten Gründe und Vorteile für die Umstellung auf New GL

  • Beschleunigung des Periodenabschlusses
  • Neue Verfahren der parallelen Rechnungslegung
  • Bilanzierung auf Profit-Center-Ebene
  • Integration des internen und externen Rechnungswesens inklusive Segmentberichterstattung
  • Einfache Erweiterbarkeit
  • Bessere Transparenz
  • Corporate Governance
  • Geringere laufende Kosten

Der Mehrwert des GAMBIT Tools zur Umstellung auf New GL

Eine Herausforderung für viele Unternehmen ist die unterjährige oder rückwirkende Umstellung auf das neue Hauptbuch. Mittels des von GAMBIT entwickelten New GL Migrationstools können SAP-Systeme zu jedem Stichtag auf New GL umgestellt werden. Das von der SAP entwickelte Migrationstool bietet diese Funktionalität nicht.Das New GL Migrationstool von der SAP durchläuft bei dem Ablauf drei verschiedene Phasen (s. Abb.). In der ersten Phase wird die neue Hauptbuchhaltung konzeptioniert und im System gecustomized. In der zweiten Phase wird das alte Geschäftsjahr abgeschlossen und die Migration durchgeführt. Außerdem wird hier die neue Hauptbuchhaltung, die in der Phase zuvor eingerichtet worden ist, aktiviert. In der dritten und letzten Phase wird die Fortschreibung des klassischen Hauptbuches deaktiviert und das neue Hauptbuch genutzt.

GAMBIT stellt einen Lösungsansatz bereit, durch den Umstellungsprojekte nicht nur für das neue Geschäftsjahr möglich sind. Der Kunde kann selbst entscheiden, ab welchem Datum auf New GL umgestellt werden soll. Ob die gesamten Jahre betrachtet werden sollen oder rückwirkend bis zu einem bestimmten Jahr liegt in der Präferenz des Kunden.

Das GAMBIT-Tool arbeitet mit einer einzigen Phase. In dieser wird das Customizing eingerichtet, aktiviert und migriert. Dadurch sind Migrationsprojekte einfacher zu planen und in einer kürzeren Zeit durchzuführen. Bei Systemen mit großem Belegaufkommen ist es wichtig, dass der Ansatz der Near-Zero-Downtime erfüllt werden kann. Hier besteht auch die Möglichkeit, die Migration nach Buchungskreisen aufzuteilen, um die Umstellung in mehreren Schritten durchzuführen.

Weiterhin kann durch das GAMBIT-Tool ein zusätzliches neues Ledger rückwirkend eingeführt werden. Für dieses Ledger werden die Belege für die ausgewählten Jahre rückwirkend erzeugt.

Die Vorteile des GAMBIT-Tools zusammengefasst:

  • Übernahme der gesamten Historie
  • Unterjährige Umstellung
  • Nachträgliche und rückwirkende Einführung eines neuen Ledgers
  • Aufteilungsmöglichkeit/Vormigration bei hohem Belegvolumen um kurze Downtimes zu berücksichtigen
  • Ab dem Stichtag sieht es im System so aus, als wäre schon immer New GL im Einsatz gewesen