Brownfield-Migration in zwei Projektphasen

Der Maschinenraum eines U-Bootes muss gekühlt werden – und zwar außenluftunabhängig? Ein Kreuzfahrtschiff benötigt eine kostensparende Klimatisierung, ein Handelsschiff eine elektronische Steuerungsanlage? Die Technik kommt in vielen Fällen von Noske Kaeser aus Hamburg!

Immer wieder neue technische Standards zu setzen – damit kennen sich die Experten von Noske Kaeser bereits seit 140 Jahren aus. Das Unternehmen aus Hamburg ist eines der weltweit bekanntesten und führenden Unternehmen, wenn es um Klimaanlagen oder um Lüftungs- und Feuerlöschtechnik für die Schiffbau- und Offshore-Industrie geht.

Um neue Standards ging es für Noske Kaeser aber auch bei einem Projekt, mit dem das Unternehmen das bisher genutzte SAP-ERP-System ablöste und SAP S/4HANA einführte. Auch ein Unternehmen wie Noske Kaeser benötigt schließlich ein leistungsstarkes ERP-System, um die Unternehmensprozesse zuverlässig steuern und verwalten zu können.

Es war ein Umstellungsprojekt, bei dem die Hamburger mit den Beraterinnen und Beratern von GAMBIT Consulting zusammenarbeiteten.

Vielfach erweitertes Ausgangssystem

Noske Kaeser nutzte ein System, das in die Jahre gekommen war. 2002 hatte die Firma ein umfänglich designtes SAP-R/3-4.6c-System eingeführt, das im Laufe der langen Nutzungszeit immer wieder an neue Anforderungen angepasst worden war, etwa durch die Zusammenlegung von Buchungskreisen. So enthielt das genutzte System zum Umstellungszeitpunkt eine Vielzahl von Einstellungen und Daten, die nicht mehr notwendig waren und bereinigt werden sollten.

Darüber hinaus spielte nicht nur das Alter des Systems, sondern auch das Wartungsende für SAP R/3 Ende 2027 eine Rolle bei der Entscheidung, auf SAP S/4HANA umzustellen.

„Wir wussten, dass wir handeln müssen“, sagt Conrad Leilich von Noske Kaeser, „wollten den Umstieg aber bewusst schlank halten, um die Kosten und Risiken zu minimieren und auch die Organisation nicht zu überfordern.“ Das Unternehmen entschied sich daher für eine rein technische Umstellung, eine sogenannte System Conversion. Dabei wird das System eins zu eins auf SAP S/4HANA übertragen – inklusive der Prozesse, Daten und individuellen Entwicklungen.

Nutzung des Standards

Das erklärte Ziel der Verantwortlichen von Noske Kaeser war, das funktionierende Customizing zu übernehmen, nicht von der Umstellung auf SAP S/4HANA betroffene Standardprozesse beizubehalten, aber auch – bei zum Teil hoher Komplexität der eigenen Geschäftsprozesse – mit SAP S/4HANA neue SAP-Standardfunktionalitäten zu nutzen, wo dies möglich ist.

Die benötigten Funktionen der Module PP (Produktionsplanung), Disposition, LVS/WM (Lagerverwaltungssystem), MM-IM (Bestandsführung und Inventur) und das Materialstammdatenmanagement wurden beispielsweise im Altsystem bereits weitgehend mit Standardfunktionen abgebildet.

„Ganz wichtig war uns, schnell zu einer neuen Lösung zu kommen, mit der wir arbeiten können“, so Conrad Leilich von Noske Kaeser. „Wir haben uns daher bewusst dafür entschieden, die Optimierung unserer Prozesse und Funktionen in eine zweite Phase nach dem Go-live zu verschieben. Die möglichst kurze Dauer des Projekts hatte hier einfach eine höhere Priorität.“

Die Umstellung auf SAP S/4HANA begann bei Noske Kaeser im August 2021 zunächst mit einer Unicode-Umstellung in SAP R/3 4.6C.

Zwischenschritt auf SAP ERP

Anschließend musste das Ausgangssystem – weil ein direkter Umstieg auf SAP S/4HANA nicht möglich war – zunächst mit einem Upgrade auf die Version SAP ERP 6.0 mit EHP 5 umgestellt werden. Dieser Schritt beinhaltete auch das Einspielen des Erweiterungspakets EHP 7 für SAP ERP.

„Die Umstellung mit dem Zwischenschritt auf SAP ERP war schon etwas Besonderes. Technisch hat uns das aber keinerlei Probleme bereitet, sodass wir direkt im Anschluss den Readiness Check machen und alle weiteren notwendigen Vorprojekte umsetzen konnten“, sagt Dr. Thomas Fischer, Projektleiter und Partner bei GAMBIT Consulting.

Mit dem Readiness Check überprüften die Experten nach dem Inplace-Upgrade unter anderem, welche HANA-Datenbankgröße erforderlich ist, welche Fiori-Apps mit SAP S/4HANA gegebenenfalls genutzt werden können und – durch Hinzunahme der Simplification List für SAP S/4HANA – welche Änderungen und Neuerungen es mit SAP S/4HANA gegenüber dem Altsystem gibt.

Hinzu kamen einige Vorprojekte, die vor einer System Conversion zwingend erforderlich sind und daher nun umgesetzt wurden: die Einführung des neuen Hauptbuchs (New GL), eine Customer Vendor Integration zur Umstellung der Kunden- und Lieferantendaten auf das neue Stammdatenobjekt Business Partner sowie die Einführung der neuen Anlagenbuchhaltung.

Nach diesen Vorarbeiten folgte im August 2022 schließlich die eigentliche technische Umstellung – die Conversion von SAP ERP 6.0 auf SAP S/4HANA. „Gemeinsam haben wir das Projekt damit genau im Zeitplan und sogar günstiger als ursprünglich vorgesehen umgesetzt“, sagt Dr. Thomas Fischer.

Integration bisher isolierter Lösungen

Nach der Umstellung geht die Arbeit nun wie geplant weiter: Noske Kaeser erweitert das neue System zum Beispiel um bestimmte Workflows und kümmert sich um die Integration bisher isolierter Lösungen und Tools. „Daneben implementieren wir auch noch ein neues System für das Product Lifecycle Management, mit dem wir die Stabilität und Transparenz unserer Prozesse nach und nach deutlich verbessern werden“, sagt Conrad Leilich von Noske Kaeser.

Eines der zentralen Ziele des Unternehmens ist es, den Anteil der nicht-digitalen Prozesse im Unternehmen deutlich zu reduzieren – und so die 2020 definierte Digitalisierungsstrategie mithilfe von SAP S/4HANA weiter voranzutreiben.

„Wir wollen und werden den Anteil der Tätigkeiten reduzieren, die nichts zu unserer Wertschöpfung beitragen – etwa dann, wenn ein Mitarbeiter im Lager lange nach einem bestimmten Teil sucht, weil er den genauen Lagerort nicht kennt. Indem wir diese Prozesse digitalisieren, machen wir die Arbeit für unsere Mitarbeitenden leichter und attraktiver“, sagt Conrad Leilich von Noske Kaeser.

„Zudem können wir alle uns noch stärker auf die Tätigkeiten konzentrieren, um die es im Kern geht: passende Produkte und Lösungen für unsere Kunden zu entwickeln und zu produzieren, um so auch in Zukunft die Standards in der Branche setzen zu können“, so Conrad Leilich.