Re-Design der Eingangsrechnungsprüfung

Bei einem Unternehmen wie der METRO gehen jeden Tag Tausende von Rechnungen von Lieferanten ein – Rechnungen, die zunächst geprüft werden müssen, bevor das Unternehmen sie kontieren und buchen kann. Stimmen der Name und die Anschrift des Lieferanten? Ist die angegebene Liefermenge korrekt, ebenso wie der aufgeführte Steuersatz oder die Rechnungsnummer? Unternehmen überprüfen diese und weitere Angaben in aller Regel mit Hilfe von Software, mit der sich die Rechnungsprüfung automatisch durchführen lässt.

Die METRO verwendet zur Eingangsrechnungsprüfung eine Anwendung, die sie selbst entwickelt hat und die auf einer eigenen Instanz läuft: das MMS-IC (Metro Merchandise System – Invoice Control). Mit dieser Anwendung führt das Unternehmen die Rechnungsprüfung auf nationaler und internationaler Ebene durch. Die METRO nutzt für die Warenwirtschaft der Märkte kein SAP. Daher kann die Standard-SAP-Rechnungsprüfung nicht mit Bezug zur Bestellung prozessiert werden.

MMS-IC ist eine Anwendung im SAP-R/3-Umfeld. Über mehrere Schnittstellen werden Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen aus den unterschiedlichsten Warenwirtschaftssystemen zur Rechnungsprüfung aufbereitet, geprüft, zugeordnet und genehmigt.

Aus dem SAP-Standard werden im Fall von MMS-IC allerdings nur sehr wenige Elemente verwendet – zum Beispiel die Benutzerpflege, Berechtigungsprüfungen, SAP Workbench sowie Lieferantenstammsatz. Nur die endgültige Buchung von Rechnungen wird zur Buchung in SAP vorbereitet und verteilt. Dazu werden im MMS-IC alle relevanten Daten über die Schnittstellen zur weiteren Buchung an die entsprechenden FI/CO-Systeme der Landesgesellschaften weitergeleitet, sowohl in SAP- als auch Non-SAP-Systeme.

Kaum manuelle Nacharbeiten erforderlich

Die Eigenentwicklung der METRO ist historisch gewachsen und komplex, bietet für das Unternehmen aber mehrere Vorteile: Durch die metrospezifische Logik im MMS-IC ist es zum Beispiel kaum erforderlich, Rechnungen manuell nachzubearbeiten. In Deutschland zum Beispiel werden bereits weit mehr als 90 Prozent aller Rechnungen automatisch abgeglichen. Darüber hinaus ergibt sich durch die Rechnungsprüfung mit Hilfe von MMS-IC ein hoher monetärer Nutzen für das Unternehmen.

Aber das System hat auch Nachteile: Aufgrund der Komplexität der Anwendung kann die METRO neue Länder nur schwer in MMS-IC integrieren, die Fehleranfälligkeit ist hoch. Viele Anpassungen erfordern zudem beträchtliches Expertenwissen, anders als dies zum Beispiel in einem Standard-System der Fall ist. Die Komplexität des Systems – vor allem aufgrund alter und nicht mehr benötigter Kodierungen oder unnötiger Inhalte – verlangsamt und erschwert außerdem viele Abläufe.

Um die IT-Services und -Lösungen bei METRO kümmert sich die METRO Digital. Die METRO Digital ist die Tech-Unit von METRO und unterstützt sämtliche METRO Länder weltweit.

Rund 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Deutschland und Rumänien bieten ein breites Leistungsspektrum. Dazu gehört die Beratung bei Geschäftsprozessen, Entwicklung, Realisierung und Betreuung von Unternehmenslösungen, der Betrieb von Rechenzentren und Netzwerken sowie die Betreuung des IT-Equipments.

Am Anfang des Projekts mit GAMBIT Consulting stand daher die Frage im Raum, ob ein Festhalten an der Eigenentwicklung überhaupt Sinn macht – oder ob der Wechsel zum SAP-Standard nicht die bessere Lösung sein könnte. Die METRO Digital hatte insgesamt das Ziel, die Rollout-Fähigkeit von Kernprozessen bei der Integration neuer Länder zu beschleunigen. Zudem wollte sie die Prozesse bei der Rechnungsprüfung weiter verbessern und die Abhängigkeit von Expertenwissen reduzieren.

In mehreren Workshops stellte METRO Digital den Experten der GAMBIT daher zunächst die aktuellen Prozesse im MMS-IC vor, inklusive aller relevanten Schnittstellen. Gemeinsam analysierten die Teams die IST-Situation. Die Rolle von GAMBIT bestand im Folgenden darin, den metrospezifischen Prozess im MMS-IC zu bewerten, Alternativen aufzuzeigen und eine Empfehlung zu erarbeiten.

GAMBIT zog bei der Analyse auch die Implementierungsvariante für die Abwicklung der Rechnungskontrolle im SAP-Standard SAP VIM (SAP Vendor Invoice Management) in Betracht, und zwar mit allen prozessualen, zeitlichen und kostenbezogenen Konsequenzen. Das strategische Ziel des Projekts war es, am Ende ein stabiles, transparentes und sicheres System zu schaffen, das zudem den Anforderungen einer SAP S/4HANA Konvertierung entspricht.

Ergebnis der GAMBIT-Analyse war, dass der SAP-Standard im Falle der METRO keine Verbesserung bringen würde und einige Prozesse sogar erschwert werden würden. Überdies müsste SAP MM (Einkauf & Bestandsführung) für 17 Landesgesellschaften eingeführt werden – ein enormer Kostenfaktor.

Vorteile bleiben erhalten

Die einzige sinnvolle Alternative war daher die Beibehaltung der Eigenentwicklung und das weitaus kostengünstigere Re-Design und die Optimierung der Anwendung – eine Lösung, die von GAMBIT nach der Entscheidung der METRO Digital dann auch umgesetzt wurde.

Die Umsetzung umfasste die System-Conversion von SAP R/3 nach SAP S/4HANA, die Einführung eines One-Client-Concepts mit einer Anpassung des Datenmodells (alle Länder in einem Mandanten statt 1 Mandant je Land) und das Re-Design des Codings von MMS-IC. Die Vorteile der Eigenentwicklung konnten auf diese Weise erhalten werden.

In der konkreten Umsetzung folgte – in mehreren Wellen – nach der Analyse zunächst die Konzept-Phase, dann die SAP S/4HANA Conversion, dann die Umsetzung des One-Client-Concepts und schließlich das Re-Design der Supplier Invoice Suite (SIS). Unter anderem wurden dabei alte und nicht mehr benötigte Codierungen entfernt und die „harte“ Kodierung der Programmlogik durch variable Customizing-Tabellen ersetzt.

Die Ziele des Projekts wurden „in Time“ und „in Budget“ erreicht: In enger Zusammenarbeit mit dem Team der METRO Digital konnte durch das Re-Design und die SAP S/4HANA Conversion die Grundlage dafür geschaffen werden, eine Verbesserung bei der Integration neuer Länder in das MMS-IC zu erzielen. Zudem konnten die automatische Zuordnung von Rechnungen sowie der monetäre Nutzen der Rechnungskontrolle mit der gewählten Lösung erhalten werden.

Die Anwendung entspricht nun den Anforderungen, die an ein modernes IT-System gestellt werden: So ist das System nun zum Beispiel deutlich transparenter, weniger komplex und läuft konsistenter als zuvor. Mit den Arbeiten konnte zudem erreicht werden, dass die Anwendung auch auf lange Sicht zukunftssicher ist und sich besser warten lässt.

Im Oktober 2019 ging die Anwendung als Pilot-Projekt in Russland produktiv und weitere Länder folgen nun im Rhythmus von drei Monaten. „Dass das Projekt insgesamt so gut gelaufen ist, ist insbesondere auch unserem Auftraggeber zu verdanken – dem kompetenten Team der METRO Digital. Denn ein solches Projekt lässt sich nur gemeinsam und in enger und vertrauensvoller Zusammenarbeit mit dem Kunden meistern“, sagte Toni Muñoz, Projektleiter und Senior Executive Consultant bei GAMBIT nach dem Go-live.