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SAP S/4HANA Master Data Governance
Stammdaten global anlegen, verwalten und verteilen – grenzenlos

Die ERP-Landschaften der meisten Unternehmen bestehen aus mehr als nur einem System. Die fortschreitende Digitalisierung sorgt für eine zunehmende Koexistenz von Systemen und Applikationen die in einem Prozess jeweils nur Teilfunktionen erfüllen und deshalb eng miteinander verzahnt werden müssen. Damit diese system- und applikationsübergreifenden Prozesse effizient funktionieren, ist die Verwendung gemeinsamer, harmonisierter und global gültiger Stammdaten eine zwingende Voraussetzung. Mit SAP Master Data Governance (MDG) stellt SAP ein professionelles, international einsetzbares und standardisiertes Framework zur Anlage, Pflege, Verwaltung und Verteilung aller relevanten Stammdaten zur Verfügung – und zwar unabhängig davon, ob die angeschlossenen Zielsysteme SAP- oder non-SAP-Systeme sind.

SAP S/4HANA Master Data Governance
Harmonisierung, Mapping, Collaboration, Monitoring

GAMBIT entwickelt und implementiert SAP-S/4HANA-MDG-Lösungen, die es Unternehmen ermöglichen, die Vorteile harmonisierter Stammdaten in schnellst möglicher Zeit zu nutzen. Hierzu gehören unter anderem

  • die globale Her- und Sicherstellung von Vergleichbarkeit, Transparenz und Steuerbarkeit
  • die beschleunigte Integration digitaler und Cloud-basierter Systeme und Applikationen
  • die Nutzung professioneller, zentraler Unternehmensfunktionen wie z.B. SAP Central Finance und Controlling.

SAP Master Data Governance (MDG) wird durch GAMBIT so aufgebaut, dass auch bislang nicht harmonisierte Stammdaten durch hocheffiziente Mapping-Architekturen vergleichbar gemacht werden. So können umfangreiche Datenumstellungen in den bestehenden Systemen oftmals vermieden werden – eine wertvolle Innovation, wenn Zeit eine wesentliche Rolle für die Inbetriebnahme spielt.

Umfangreiche Monitoring-Funktionen sowie integrierte und statusverwaltete Workflows stellen dauerhaft die unternehmensweite Governance der Daten sicher und sorgen dafür, dass auch in der Zukunft die richtigen Daten in allen angeschlossenen Systemen in Echtzeit zur Verfügung stehen.

Master Data Governance
global, smart, made by GAMBIT

GAMBIT hat spezielle Konzeptions- und Implementierungsprogramme entwickelt, um MDG-relevante Datenobjekte zu identifizieren, erforderliche Harmonisierungsprogramme zu spezifizieren und professionelle Prozesse für Mappings, Neuanlage und Pflege zu implementieren.

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NADINE BURGHARDT

Senior Executive Consultant

+49 2241 8845-624

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Welche Funktionen hat SAP Master Data Governance?

SAP MDG nimmt eine dominierende Stellung für Nutzung und Verwaltung der Stammdaten ein, ist zugleich aber sehr gut in bestehende Systeme zu implementieren. Daten werden mit SAP Master Data Governance an einer zentralen Stelle validiert, erfasst, gepflegt und von dort aus distribuiert.

Workflows lassen sich mit SAP MDG automatisieren, so dass sich die Mitarbeiter durch einmal implementierte Prozesse auf eine funktionierende Routine verlassen können. Stammdaten können von der Muttergesellschaft regelmäßig an die Tochtergesellschaften weitergegeben werden oder zum Abruf bereitgestellt werden. Das ist ökonomischer als individuelle Anforderungen.

Für Unternehmen, die ihre Waren hauptsächlich über das Internet versenden, sind Kunden-Stammdaten sehr wertvoll. Nicht nur, um die Kunden über neue Produkte zu informieren, sondern auch, damit die bestellten Waren an der richtigen Adresse eintreffen.

Für Unternehmen wie Fahrzeughersteller mit einer angeschlossenen Vertriebsstruktur über die Autohäuser hat das Verkaufs- und Werkstattpersonal entscheidenden Einfluss auf Verkauf und Service eines Produktes. Die Qualität der Stammdaten dieses Personals kann sich direkt auf den Unternehmenserfolg auswirken.

Bereits bestehende SAP-Strukturen werden durch SAP MDG ergänzt. Eine Implementierung ist auch in nicht-SAP-Systeme möglich und kann bei Bedarf durch GAMBIT unterstützt werden.

Kundenspezifische Erweiterungen und Ergänzungen sind für spezielle Anforderungen möglich. Benutzeroberflächen lassen sich anpassen, auch individuell für Unterabteilungen oder einzelne Personen.

Regeln für einen Workflow können in SAP MDG hinterlegt werden, wenn z.B. Datensätze von zwei Personen überprüft und freigegeben werden sollen. Durch einen geregelten Workflow entsteht Transparenz über Herkunft und Aktualität der Daten und hinsichtlich der Aufgaben und Mitwirkung des Personals am Einspielen neuer Datensätze.

Die Beachtung von Compliance-Anforderungen wird durch SAP MDG unterstützt.

Über SAP MDG können regelmäßige Pflegemaßnahmen der eigenen Daten hinterlegt werden. Die Pflegeumfänge lassen sich definieren und automatisieren.

Routinen im Stammdatenmanagement helfen dabei, dass die Masterdaten in einem festgelegten Rhythmus aktualisiert werden. Erfahrungsgemäß kommen Informationen, die für eine Aktualisierung der Daten gewonnen werden, aus vielfältigen Quellen – über offiziell definierte Meldungen hinaus.

Routinen helfen auch dabei, den Datenschutz zu unterstützen. Die Informationen über Kunden, mit denen seit einem längeren Zeitraum keine weiteren Geschäfte abgewickelt wurden, können aus den Stammdatensätzen entfernt werden. Änderungen in den Stammdatensätzen werden dokumentiert und sind bei Bedarf über SAP MDG einfach abrufbar. Dies stellt ebenfalls einen großen Vorteil aus Compliance-Sicht dar.

Spezialisiertes SAP MDG für Customer, Supplier und Material. Neben einer Standardversion bestehen Versionen von SAP MDG für die Bereiche Kunden, Lieferanten und Material. Diese spezialisierten Versionen optimieren die Nutzung innerhalb dieser Anwendungsbereiche. Kriterien wie Geburtsdatum oder Lagerort brauchen je nach Verwendungszweck nicht erst angelegt oder aussortiert zu werden.

Die Lieferanten-, Material- und Kunden-Daten können an die ERP-Prozesse angebunden werden. Das ist von besonderer Bedeutung, da ein Austausch in zweierlei Richtungen stattfindet: SAP MDG stellt dem Vertrieb die Masterdaten zur Verfügung, aus den Bereichen Retouren und Service werden aber Informationen kommen, die für die Aktualisierung von Kundendaten aufgenommen oder als Produktbewertungen von Kunden hinterlegt werden können.

SAP MDG – Master Data Governance for Customer

Kundendaten sind wertvoll, um ein gezieltes Angebot machen zu können, das für die Kunden von ausreichendem Interesse ist. Für Banken und Versicherungen ist es wichtig, einschätzen zu können, ob sich Kunden in der Aufbau- oder Konsolidierungsphase des Lebens befinden oder bereits im Ruhestand und im Entsparen des Portfolios.

Das Unterbreiten eines Angebotes, das nicht zielgruppengerecht genug gestaltet ist, wird besonders von der jungen Generation als Affront empfunden. Die Nutzung von Social Media trägt zu der Wahrnehmung bei, dass die individuellen Vorlieben doch bekannt sein müssten.

Ähnliches gilt für eine komfortable Betreuung im Kundenservice. Hier sollten die Order durch den Kunden aufgerufen werden können, so dass die Bestellhistorie nicht von Kunden berichtet werden muss.

Kundenservice und das Unterbreiten neuer Angebote lassen sich miteinander verknüpfen. Wenn sich ein Kunde von einem Servicemitarbeiter gut betreut fühlt, wird er eine höhere Akzeptanz für ein zusätzliches Angebot haben – eines sinnhaften Angebotes aufgrund der gepflegten Kundendaten.

Neue Kunden zu gewinnen kostet neunmal so viel, wie die Bemühung um ein weiteres Geschäft mit einem bestehenden Kunden. Die Daten sind bereits in Ihrem Unternehmen vorhanden. SAP MDG stellt Ihren Mitarbeitern über die entsprechenden Rollen aktuelle Daten für die Nutzung zur Verfügung.

SAP MDG – Master Data Governance for Supplier

Die Marge liegt im günstigen Einkauf. Für Standard-Produkte können in der Vergangenheit erfolgte Bestellungen eingesehen werden, um Preise zu vergleichen. So lassen sich regelmäßig auftretende Bestellungen von Verbrauchsgütern vereinfachen. Die Zuverlässigkeit des Lieferanten und die Bewertung durch die Fachabteilungen können hier aufgenommen werden, ebenfalls Hinweise auf vereinbarte Konditionen. Der Verweis auf bestehende Rahmenverträge von strategischen Lieferanten erleichtert die Abwicklung. Das formale Bestellverfahren wird durch die Erfahrungen verschiedener Abteilungen, die in SAP MDG for Supplier gespeichert sind, massiv vereinfacht. Compliance-Anforderungen lassen sich durch SAP MDG leichter umsetzen und sich durch eine einzelne Masterdatenbank leichter dokumentieren.

SAP MDG – Master Data Governance for Material

Hochkomplexe Produkte mit einer Vielzahl einzelner spezialisierter Bausteile stellen die Materialverwaltung vor die Herausforderung, sämtliche Bauteile für die Produktion zur Verfügung zu halten, andererseits weder Einkaufs-Budget noch Lagerplatz-Kapazitäten zu strapazieren. In Branchen wie z.B. Automotive wird sogar eine Anlieferung just in time direkt ans Band gefordert.

Eine ausgereifte Masterdatenbank für Material dient dazu, ein Bauteil oder fertiges Produkt mit eindeutiger Materialnummer zu benennen und geeignete Daten dieses Produktes für einen Bestellprozess oder für die Weiterverarbeitung in der Produktion oder für den Versand zu pflegen und weiterzugeben. SAP MDG for Material übernimmt die Rolle der beherrschenden Datenbank für Material. Von der Eindeutigkeit der hier hinterlegten Materialstammdaten profitiert das ERP wesentlich.

SAP MDG – Master Data Governance for Finance

Durch Sondersituationen kann sich der plötzliche Bedarf eines Kassensturzes selbst bei weltweit operierenden Konzernen ergeben. Anlass ist oft ein zusätzlicher Bedarf finanzieller Mittel, das Ziel ist das Beziffern von Einsparmöglichkeiten, ohne das Geschäft kurzfristig zu beeinträchtigen. Wird eine Maßnahme z.B. im Bereich Marketing-Kommunikation hinterfragt, muss das jährliche Budget und der Verbrauch des Vorjahres sofort ausweisbar sein.

Eine Zuordnung auf Abteilungen, Projekte oder Landesgesellschaften ist nur möglich, wenn sich die Daten bereits in einer Masterdatenbank für das Finanzwesen befinden. Von hier aus werden eindeutige Nummern für Konten und Abteilungen vergeben.

In SAP MDG for Finance werden die Daten des Finanzwesens zentral gepflegt und verwaltet. Hiermit wird die Basis geschaffen, die Anforderungen und den Prozess von Finanzabschlüssen – auch nach internationalen Standards – bereits im Vorfeld zu ordnen und zu erleichtern.

Was sind die Vorteile von SAP MDG?

Wer sich mit Stammdaten in einem Unternehmen beschäftigt, weiß um die Bedeutung dieser Daten und welche Situation daraus entsteht, wenn die Stammdaten nicht der Hoheit einer zentralen Stelle unterliegen. Aufgrund verschiedener Sichtweisen, Bearbeitungsstände oder Schwerpunkte der Interessen werden dezentral gepflegte Daten nicht deckungsgleich sein und einen hohen Abstimmungsaufwand für die Harmonisierung erfordern.

Durch den Einsatz von SAP MDG kann eine Verbesserung der Datenqualität erwartet werden.

Die Datenhoheit wird mit SAP MDG einem bestimmten System eindeutig zugeordnet.

Prozesse werden einfacher strukturiert, das Personal arbeitet effizienter.

Datensätze sind zentral hinterlegt und aktuell abrufbar. Ein Arbeitsauftrag zur Lieferung von Daten und eine Harmonisierung im Vorfeld geplanter Aktivitäten zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen entfällt. Die Geschäftsprozesse werden dadurch beschleunigt. Unwägbarkeiten, die durch nicht aktuelle oder nicht harmonisierte Stammdaten entstehen, treten nicht weiterhin auf.

Änderungen in der Geschäftsausrichtung können ohne Behinderung durch umständliches Handling der Stammdaten erfolgen.

Stammdaten können aus SAP-Systemen, aus nicht SAP-Systemen, aus on-premise und aus der Cloud in einem einzigen dominierenden Stammdatensatz zusammengeführt werden. So entsteht Ordnung. So sind – auch unvorhergesehen – schnelle Reaktionen am Markt möglich.

Diese Referenzdaten werden von zentraler Stelle den Abteilungen zur Verfügung gestellt. Den einzelnen Bereichen bleibt es dabei unbenommen, die Daten für bestimmte Aktionen um Informationen zu bereinigen. Ebenfalls ist es eine gängige Praxis, Stammdatensätze von Anwendern innerhalb einer Abteilung um Informationen anzureichern, die nur für diese Abteilung interessant sind – beispielsweise um eine Punktebonifikation für die Leistung der Verkaufsmannschaft. Die Master Data Governance bleibt hiervon jedoch unberührt, ebenso die Lieferung der aktuellen Master Daten an die einzelnen Abteilungen.

Die Stammdatensätze bilden durch SAP MDG den Referenz-Datensatz für das gesamte Unternehmen. Daten können für Mitarbeiter mit Zugriffsberechtigung einsehbar und abrufbar gemacht werden und bei entsprechender Rollenvergabe gepflegt werden. Somit befinden sich aktuelle Referenzdatensätze für den Abruf im Unternehmen bereit.

Wir übernehmen gern die Beratung, welche Verbesserungen sich durch den Einsatz von SAP MDG in Ihrem Unternehmen erwarten lassen.

Abgrenzung zu SAP MDM – Master Data Management

SAP MDM Master Data Management ist ein Spezialist für die Pflegeprozesse bestehender Stammdaten. Wenn Daten aus Systemen integriert werden sollen, die nicht deckungsgleich sind, bietet sich SAP MDM für die Integration und der Steigerung der Datenqualität an. SAP MDM tritt weniger dominant auf als SAP MDG und gleicht eher bestehende Datenmodelle an verschiedenen Stellen ab. Auf SAP MDG sollte dabei als korrekt gepflegter Datenbestand Verlass sein, womit sich wiederum der Kreis zur Stammdatenpflege schließt.