Die 6 größten Risiken einer SAP-Transformation

Unternehmenszusammenschlüsse und Ausgliederungen gehören in der heutigen Zeit zur Tagesordnung. Es gibt eine Vielzahl an Business Transformationen, zwischen denen unterschieden werden kann. Dieser Blogbeitrag wird im Folgenden die vier wesentlichen Szenarien vorstellen und vor allem deren Problematiken und Fallstricke erläutern. Zu diesen zentralen Business Transformationen gehören der Merge, der Carve-out, die Reorganisation sowie die Harmonisierung.

Ein Merge wird üblicherweise durchgeführt, sobald verschieden SAP-Systeme, verschiedene Mandanten oder kleinere organisatorische Einheiten wie Buchungskreise zusammengeführt werden sollen. Es gibt zahlreiche Anwendungsbeispiele für Merges wie zum Beispiel der Zukauf von Unternehmen oder Unternehmensteilen oder das Zusammenlegen von unterschiedlichen selbständigen Einheiten innerhalb eines Unternehmens.

Wesentliche Einsatzgebiete eines Carve-outs sind unter anderem die Trennung von Systemen oder Mandanten sowie das Herauslösen von organisatorischen Einheiten wie Buchungskreise, Werke oder Verkaufsorganisationen. Die Daten werden nach Verkauf eines Unternehmensteils aus einer produktiven SAP Landschaft herausgelöst, um diese anschließend in das Käufersystem zu integrieren.

Unter der Reorganisation wird die Änderung an Organisations- oder Stammdaten sowie die Datenbereinigung verstanden. Verschiedenste SAP-Objekte lassen sich durch dieses Verfahren umstellen, wie zum Beispiel Profit Center, Kostenstellen, Materialnummern oder Debitoren- und Kreditorennummernlogiken. Zusätzlich ist eine Entfernung von Stammdatendubletten und die Anpassung von Produkthierarchien möglich. Alle angesprochenen Änderungen werden durch die Spezialsoftware SAP Landscape Transformation 2.0 auf Datenbankebene vorgenommen.

Die Harmonisierung steht im Zusammenhang mit dem Merge, da auch hier Objekte üblicherweise zusammengeführt werden. Das Einsatzgebiet der Harmonisierung geht von einer klassischen Zusammenlegung von Buchungs- und Kostenrechnungskreisen, Verkaufs- und Einkaufsorganisationen bis hin zur Kontenplanumstellung und Anpassung der Geschäftsjahresvariante. Auch in diesem Fall werden die Änderungen durch direkten Eingriff auf die Datenbank ermöglicht.

Der Hürdenlauf zum Erfolg

Jedes Transformationsszenario verbirgt Tücken und Herausforderungen, die es im Transformationsprozess zu überwinden gilt. Durch unsere langjährige Erfahrung aus zahlreichen Carve-outs und Post-Merger-Integration-Projekten, möchten wir an dieser Stelle die häufigsten Fallstricke erläutern, um diese unseren Kunden in Zukunft zu ersparen.

1. Fehlende Erfahrung der IT-Abteilung

Da eine Business Transformation nicht zum Tagesgeschäft einer klassischen IT-Abteilung zählt, ist es nicht nur ratsam, sondern unerlässlich, sich einen qualifizierten und vor allem zertifizierten Berater mit ins Boot zu holen, der Erfahrungen in M&A-Projekten nachweisen kann. Dieser verfügt über das nötige Wissen, welche Szenarien möglich sind und kann parallel Chancen und Risiken einschätzen und bewerten.

2. Zeitdruck

In der Regel unterliegen Transformationsprojekte einem hohen Zeitdruck, nicht zuletzt, weil die IT oftmals zu spät in den Prozess eingebunden wurde. Erwartet wird dann eine „Hauruck-Umsetzung“, dessen Prozess nicht die nötige Sorgfalt gewidmet werden konnte. Aus diesem Grund empfehlen wir eine frühzeitige Einbeziehung der IT in den Veränderungsprozess, um auch eine frühzeitige Bewertung der IT-Transformationsansätze liefern zu können und so einen reibungslosen Go-Live zu erzielen.

3. Unwissenheit über Transformationstools

Zu den Standardmigrationsproblemen gehören erfahrungsgemäß das Fehlen von historischen Daten oder die unflexible Umsetzung nur zum Geschäftsjahreswechsel. Dies sind Einschränkungen, die es mit SAP Landscape Transformation 2.0 nicht gibt. Dieses Tool ermöglicht eine unterjährige Umstellung aller Daten inklusiver der Daten- und Beleghistorie. Eine Veränderung der Stamm- und Bewegungsdaten kann ebenfalls rückwirkend auf Datenbankebene durchgeführt werden. Da das SAP Tool von Wirtschaftsprüfern zertifiziert ist, kommt es durch Änderungen zu keinerlei Problemen während eines Audits. Dennoch ist es natürlich sinnvoll, auch den Wirtschaftsprüfer frühzeitig mit in den Veränderungsprozess einzubinden.

4. Unterschiedliche Stakeholder

Interne Sichtweisen auf ein System müssen sich nicht mit der Sichtweise eines Finanzinvestors decken. Themen wie Greenfield vs. Brownfield oder Kosten-Nutzen-Betrachtungen können in einem Unternehmen kontrovers betrachtet werden. Es empfiehlt sich daher einen Finanzinvestor frühzeitig in die Entscheidungen mit einzubeziehen, um mit ihm alle möglichen Umstellungsszenarien zu prüfen und zu bewerten. In diesem Zusammenhang ist es ebenfalls sinnvoll, kurz und mittelfristige Kosten der Lösungen gegenüber zu stellen.

5. Eigenentwicklungen

Oftmals ist ein System historisch gewachsen und daher übersäht mit User Exits und Eigenentwicklungen, welche beim Transformationsprojekt häufig unterschätzt werden. Das Transformationstool SAP Landscape Transformation 2.0 bietet daher sowohl eine Nutzungsanalyse als auch Festwertanalysen, um eine durchgängige und transparente Änderung der Daten zu gewährleisten.

6. Testen

Die Dringlichkeit des Testens wird häufig unterschätzt. In der Regel werden 2-3 Testphasen in den Transformationsprozess eingeplant, um sicherzustellen, dass es im Produktivlauf zu keinerlei Überraschungen kommt. Nach den Testtransformationen ist es demzufolge wichtig, Daten und Funktionen ausgiebig auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu testen. Zusätzlich ist es unabdingbar, eine Testdokumentation anzufertigen, um einen ausführlichen Nachweis über die Tests zu haben.