SAP New GL: Das neue Hauptbuch

Was ist SAP General Ledger?

SAP General Ledger (SAP GL) ist das Hauptbuch innerhalb der SAP-Finanzbuchhaltung (FI). Es besteht aus Sachkonten und dient zur Erfassung sämtlicher Finanztransaktionen eines Unternehmens. Weiterhin stellt es die Grundlage der Bilanz dar.

Was ist der Unterschied zwischen dem klassischen Hauptbuch und SAP New GL?

Neben dem klassischen Hauptbuch existiert seit der Einführung von SAP ERP 6.0 eine neue Variante, die SAP New GL genannt wird. Doch wo liegen die Unterschiede zum bisherigen Ansatz?

Unternehmen nutzen sowohl Hauptbücher als auch Nebenbücher und die Profitcenter-Rechnung, um gesetzlichen Vorgaben und internen Regularien zu entsprechen. In früheren SAP Releases waren diese Funktionsbereiche des Rechnungswesens voneinander separiert. Ein automatischer Abgleich zwischen Hauptbuch und Nebenbuch fand nicht statt. Vielmehr musste dies bei jedem Abschluss manuell erfolgen.

SAP New GL löst diese Problematik, indem es das interne und externe Rechnungswesen zu einem Einkreissystem zusammenführt. Der Periodenabschluss wird somit signifikant beschleunigt.

Einige Vorteile im Überblick:

• Entfall der separaten Unterhaltung von verschiedenen Ledgern und des Abgleichs zwischen Hauptbuch und Nebenbüchern
• Geringere Menge an Daten und höhere Effizienz der Datenbank, da die Anwendung Daten zu Geschäftsvorfällen in nur einer Tabelle abspeichert
• Leichtere Einbindung weiterer Felder, da diese zusätzlichen Felder nicht in multiplen Tabellen abgebildet werden müssen
• Geringe Einarbeitungszeit für das New GL, da die Benutzeroberfläche des neuen Hauptbuchs dem „klassischen“ Hauptbuch ähnelt

SAP New General Ledger: Funktionsumfang

Mit einer Umstellung auf das neue Hauptbuch von SAP erhalten Unternehmen Zugriff auf zahlreiche neue Funktionalitäten, mit denen sie ihre Prozesse im Finanzwesen und im Controlling optimieren können. Hierzu zählen:

• Echtzeitintegration von Finanzbuchhaltung und Controlling („Universal Journal“)
• Vereinfachte parallele Rechnungslegung in verschiedenen Ledgern
• Belegaufteilung auf ausgewählte Dimensionen
• Bilanzierungsmöglichkeiten auf Ebene von Profitcenter, Segment und Geschäftsbereich
• Funktionen für parallele Wertansätze und Material-Transferpreise jetzt auch im Hauptbuch verfügbar
• Parallele Bewertung, zusätzlich mit Transferpreisen
• Bewertungsbereiche (Bestand und FX)
• Harmonisierte Währungseinstellungen
• Wegfall der Summentabellen, dadurch vereinfachtes Datenmodell (keine Redundanzen mehr)

Parallele Rechnungslegung und tiefe CO-Integration sorgen für enorme Zeitersparnis

Ein wesentlicher Vorteil von SAP New GL ist die Möglichkeit der parallelen Rechnungslegung. Die Ledger-Lösung erlaubt es, beliebig viele Bücher zu nutzen. Internationale Anforderungen können somit auf einfache Weise abgedeckt werden.

Über eine einheitliche Oberfläche (ähnlich dem klassischen Hauptbuch) lassen sich Online-Buchungen und gleichzeitig Abschlussarbeiten für alle Ledger durchführen. Ebenso stellt SAP New GL ein einheitliches Reporting für sämtliche Ledger bereit.

Es entsteht somit größere Effizienz und Transparenz- sowohl bei der Überwachung einzelner Vorgänge als auch beim Periodenabschluss. Nicht zuletzt wird der Fast Close beschleunigt, da deutlich weniger Doppelbearbeitungen und Abstimmungen erforderlich sind.

Zu erwähnen ist außerdem die erweiterte Integration von Finanzwesen und Controlling, die mit der Einführung von SAP New GL einhergeht.

Durchbuchungen von CO nach FI erfolgen in Echtzeit. Der Zwischenschritt über Abstimmledger – der bei buchungskreisübergreifenden Buchungen durchgeführt werden musste – ist somit nicht mehr erforderlich.

Die bislang genannten Vorteile ergeben sich bereits durch das neue Hauptbuch in SAP ECC. Wird New GL unter SAP S/4HANA genutzt, kommen obendrein folgende Mehrwerte zum Tragen:

• Parallele Bewertung, zusätzlich mit Transferpreisen
• Bewertungsbereiche (Bestand und FX)
• Harmonisierte Währungseinstellungen
• Wegfall der Summentabellen, dadurch vereinfachtes Datenmodell (keine Redundanzen mehr)

Schnellerer Periodenabschluss

Da im neuen Hauptbuch kein Abgleich mehr zwischen den Kostenstellen (internes Rechnungswesen) und dem Hauptbuch (externes Rechnungswesen) erforderlich ist, entfallen die bisher notwendigen Umbuchungen zum Ende einer Periode.

Zudem war es in der Vergangenheit so, dass sich Umbuchungen im Controlling erst zum Periodenende auf das Umsatzkostenverfahren ausgewirkt haben.

Wird beispielsweise ein Wareneingang gebucht, so entsteht im klassischen Szenario jeweils ein Beleg in FI und CO. Zwar ist eine Verknüpfung über einen Schlüssel vorhanden, dennoch handelt es sich um eigenständige Belege, die redundant aufbewahrt werden müssen.

Sollen die Kosten aus dem CO-Beleg nun noch auf Profitcenter verteilt werden, erfolgte dies bislang nicht automatisch im Hauptbuch. Vielmehr mussten die Daten bei Periodenabschlüssen manuell abgestimmt werden.

Mit SAP New GL wird dieses Problem gelöst: Es kann hier ein Echtzeit-Abgleich aktiviert werden, wodurch sich der Fast Close deutlich effizienter gestaltet. Im Übrigen entfallen hierdurch auch Ausgleichsbuchungen bei Skontoabzug, welche im klassischen Szenario nicht automatisch ins CO-Modul übertragen wurden.

Was ist der Unterschied zwischen SAP New General Ledger und Universal Journal?

In der Praxis werden die Begriffe „New General Ledger“ und „Universal Journal“ oftmals verwechselt. Es gibt jedoch deutliche Unterschiede. So existiert das neue Hauptbuch bereits seit SAP ERP 6.0, während das Universal Journal erst ab S/4HANA (bzw. Business Suite on HANA) zur Verfügung steht.

Im New General Ledger werden immer noch zwei Belege für Buchhaltungsvorgänge angelegt – einer für FI und einer für CO. Im Universal Journal werden die relevanten Daten und Belege hingegen vollständig in einer Tabelle zusammengeführt. Die Zusammenlegung betrifft nicht nur CO-Belege, sondern unter anderem auch Materialbelege („Material Ledger“). Somit wird die redundante Datenhaltung im System nochmals drastisch reduziert.

Wie läuft die Migration auf das neue Hauptbuch von SAP ab?

Ob SAP S/4HANA-Migration, Carve-Out, Merger oder Kontenplanumstellung: Die Umstellung auf das neue Hauptbuch erfolgt häufig im Kontext anderer Maßnahmen. Unabhängig vom Beweggrund geht eine Migration auf SAP New GL jedoch stets mit einem Redesign von Geschäftsprozessen einher. Entsprechende Projekte eignen sich daher für die Optimierung des Rechnungswesens in SAP. Oftmals ist außerdem die Erstellung eines FI-Templates zur Vereinheitlichung von Kontierungen gefordert.

• Eine Kontenplanumstellung sollte vor der Umstellung auf das neue Hauptbuch durchgeführt werden. Wurde bisher noch keine parallele Rechnungslegung genutzt, so kann dies wahlweise vor oder nach der Migration erfolgen. Folgende Varianten sind möglich:
• Vor Migration: Kontenlösung einführen, Lösung nach der Migration beibehalten oder auf Ledger-Lösung wechseln
• Kontenlösung nach der Migration einführen
• Ledger-Lösung nach der Migration einführen

Bei der nachträglichen Implementierung von Funktionen in einem New-Ledger-System sollten darüber hinaus erwogen werden, ob es Sinn macht, folgende Ansätze ebenfalls einzuführen:

• Segmentierung
• Parallele Rechnungslegung
• Weitere Business-Functions (z. B. neue SAP-Anlagenbuchhaltung)

Umstellung auf SAP New GL: GAMBIT-Tool mit signifikantem Mehrwert

Das von SAP entwickelte Migrationstool für SAP New GL durchläuft drei verschiedene Phasen:

• Phase 1: Konzeptionierung der neuen Hauptbuchhaltung, Customizing im System
• Phase 2: Abschluss des alten Geschäftsjahres, Durchführung der Migration, Aktivierung der neuen Hauptbuchhaltung
• Phase 3: Fortschreibung des klassischen Hauptbuchs wird deaktiviert, neues Hauptbuch wird genutzt

Dieser Ansatz hat eine entscheidende Schwachstelle: Er unterstützt nicht die unterjährige oder rückwirkende Umstellung auf das neue Hauptbuch. GAMBIT hat daher ein eigenes Migrationstool entwickelt, das dieses Problem löst.

Die Vorteile des GAMBIT-Tools

• Mithilfe des GAMBIT-Tools ist eine Migration zu einem beliebigen Stichtag möglich. Das Datum der New GL-Umstellung ist also frei wählbar.
• Bei Bedarf kann die Datenhistorie mit übernommen werden (teilweise oder gesamt).
• Im Gegensatz zum Migrationsmodell von SAP arbeitet das GAMBIT-Tool lediglich mit einer einzigen Phase. In dieser wird das Customizing von SAP New General Ledger eingerichtet, aktiviert und migriert. Umstellungsprojekte sind hierdurch wesentlich einfacher zu planen und in einer kürzeren Zeit durchführbar.
• Bei Systemen mit hohem Belegaufkommen ist es zudem wichtig, dass die Umstellung auf das neue SAP-Hauptbuch mit einer Near-Zero-Downtime erfolgt. Auch diese Anforderung kann GAMBIT erfüllen, indem die Migration nach Buchungskreisen aufgeteilt wird. Die Umstellung kann dann in mehreren Einzelschritten stattfinden.
• Darüber hinaus ermöglicht das GAMBIT-Migrationstool die Einführung eines neuen Ledgers im Nachhinein. Dafür werden die Belege aus einem ausgewählten Zeitraum rückwirkend erzeugt.

So unterstützt GAMBIT die Umstellung auf das neue Hauptbuch

Selbstverständlich unterstützt GAMBIT jede Phase eines New-GL-Migrationsprojekts. Dies beginnt bereits bei der Analyse Ihres bestehenden ERP-Systems.

Auch bei der individuellen Definition der Ziellösung, der Neugestaltung von Prozessen sowie bei der Harmonisierung von Abläufen, Stammdaten und Strukturen greifen die GAMBIT-Experten unterstützend ein. Gleiches gilt für die Einführung einer parallelen Rechnungslegung, Test-Migrationen und den Produktivstart.

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