„SAP Group Reporting ist für uns ein Glück”

Anja Schoeck ist Senior Director Finance Innovation, Payroll & Travel bei Adtran. Thomas Pasquale ist Geschäftsführer bei GAMBIT Consulting.

Thomas Pasquale: Anja, am 1. September 2023 ist ADVA mit dem Finance for Group Reporting und zuvor bereits mit SAP Central Finance live gegangen. Wie hast Du die Tage vor dem Go-live erlebt?

Anja Schoeck: Die Tage vor einem solchen Go-live sind ja immer besonders aufregend und stressig. Aber am Ende hat alles so geklappt, wie wir uns das erhofft und wie wir das ja auch gemeinsam geplant und vorbereitet hatten. Jetzt bin ich froh, dass alles läuft.

Thomas Pasquale: Aber beginnen wir noch mal ganz vorne. Kannst Du kurz erzählen, wie alles angefangen hat? Warum habt Ihr Euch für das Group Reporting und Central Finance entschieden?

Anja Schoeck: Am Anfang stand ein Merger. Mitte 2022 wurde ADVA in den Konzern Adtran übernommen. Adtran ist ein amerikanischer Konzern für Telekommunikation. Anders als vielfach üblich, ziehen aber nicht wir als neues Tochterunternehmen in die Systeme der Mutter ein, sondern die Muttergesellschaft in unser SAP-ECC-System und auch in unsere neue Konsolidierungslösung SAP Group Reporting.

Thomas Pasquale: Als wir Mitte 2021 die ersten Gespräche bei Euch geführt haben, wussten wir noch nichts von dieser Übernahme. Und haben daher anfangs auch gar nicht recht verstanden, warum ihr das Group Reporting als Stand-alone-Lösung noch vor dem Umzug nach SAP S/4HANA überhaupt einführen wolltet. Die ganzen Vorteile hättet ihr alleine ja nicht nutzen können.

Anja Schoeck: Ja. Ich erinnere mich gut. Die Übernahme war damals – aufgrund unserer Börsennotierung – noch geheim. Es muss merkwürdig geklungen haben, dass wir von ADVA gesagt haben: Liebe GAMBIT, wir haben zwar bereits ein funktionierendes Konsolidierungstool, aber jetzt wollen wir mit dem Group Reporting trotzdem ein neues Konsolidierungstool aufbauen. Wir wussten ja schon: Wir konsolidieren künftig gemeinsam mit einer Konsolidierungslösung. Und brauchen daher ein Tool, mit dem wir zum Beispiel die verschiedenen Reportingstandards und Reportinganforderungen erfüllen können. US-GAAP zum Beispiel war neu für uns.

Thomas Pasquale: Wie wolltet ihr die gemeinsame Konsolidierung denn umzusetzen?

Anja Schoeck: Anfangs wollten wir das über einen Salden-Approach lösen. Wir hatten also vor, die Salden aller Konzerngesellschaften einfach in das Group Reporting zu laden. Dann aber haben wir gemerkt, das reicht nicht. Ein Drilldown auf die Buchhaltungsdaten der Konzerngesellschaften zum Beispiel war mit diesem Salden-Ansatz nicht möglich. Wir haben daher zunächst nochmal überlegt, was wir wirklich brauchen und auch umsetzen können. Nach einer Empfehlung von Euch haben wir dann gemeinsam in einer detaillierten Pre-Study untersucht, wie uns hier SAP Central Finance helfen kann. Dadurch haben wir die nötige Klarheit gewonnen.

Thomas Pasquale: Wir hatten Euch anfangs auch vorgeschlagen, direkt mit einem Greenfield-Ansatz auf SAP S/4HANA zu gehen. Aber da wussten wir noch nichts von der Übernahme.

Anja Schoeck: Das stimmt. Aber dieser Wechsel muss durch die Übernahme bei uns einfach noch warten. Erst müssen wir den Umzug der Mutter in unser SAP-ECC-System vollziehen.

Thomas Pasquale: SAP Central Finance hat sich dann als geeigneter Weg herausgestellt, um die vielen Anforderungen abzubilden, die sich aus der Übernahme ergaben.

Anja Schoeck: So ist es. US-GAAP war ja nur das eine. Die Muttergesellschaft hatte zudem diverse weitere Anforderungen, Aspekte wie Vorratsbewertungen, Konzernwährungen oder funktionale Währungen abzubilden. SAP Central Finance war da die einzige Lösung, um das alles lösen zu können. Wir haben das bereits vorher geahnt, die Pre-Study hat es eindeutig bestätigt. Vor allem hatten wir mit dieser Vorstudie eine vernünftige Roadmap und eine saubere Timeline und konnten loslegen.

Thomas Pasquale: „Finance First“ ist hier das Stichwort.

Anja Schoeck: Wie gesagt, wir konnten noch nicht komplett auf SAP S/4HANA umstellen. Was wir aber konnten, ist mit Central Finance den ersten Schritt in diese Richtung zu gehen.

Thomas Pasquale: SAP Central Finance basiert ja auf SAP S/4HANA, ist im Grunde ein Vermittler zwischen verschiedensten SAP- oder Non-SAP-Systemen und SAP S/4HANA.

Anja Schoeck: Ja, alle Belege werden über Central Finance in Echtzeit in ein neues SAP-S/4HANA-Zielsystem repliziert. Und nicht nur das, die Belege werden automatisch bereits auf unsere neue Zielorganisation angepasst und harmonisiert. Finance und Controlling sind damit gewissermaßen schon mal im SAP S/4HANA. Viele Unternehmen können aufgrund der Komplexität der eigenen Systemlandschaft nicht in einem Schritt auf SAP S/4HANA gehen. Da ist dieser „Finance First“-Ansatz aus meiner Sicht eine extrem gute Lösung. Und das ermöglicht uns nun auch das Group Reporting als integrierte Lösung zu nutzen und so die Buchhaltungsbelege direkt aus dem Finanzwesen im Konzern zu verarbeiten.

Thomas Pasquale: Bei Euch war das auch durchaus zeitkritisch, oder?

Anja Schoeck: Wir hatten eine strikte Timeline, weil wir den gemeinsamen Abschluss fristgerecht liefern mussten. Mit Central Finance und Group Reporting können wir jetzt zum Beispiel alle Anforderungen für ein sauberes US-GAAP-Reporting wirklich erfüllen. Für die uns gesetzte Timeline sind die beiden Lösungen daher ein echtes Glück!

Thomas Pasquale: Hilfreich war sicher auch, dass Ihr durch den Ansatz mit Central Finance auch das Arbeiten im SAP-S/4HANA-System schon einmal kennengelernt habt, oder?

Anja Schoeck: Ja, für unsere Kolleginnen und Kollegen aus dem Finance war es zum Beispiel ganz wichtig auch bei den ganzen Tests schon mal zu sehen und zu erleben, dass sich ihre Welt nach dem Umstieg auf SAP S/4HANA nicht komplett verändert. Nicht alles wird direkt über irgendwelche Apps gelöst. Da geht enorm viel, aber das ist kein Muss. Auch ich hatte vorher immer nur von SAP S/4HANA gehört, es aber nie gesehen – und fand den Einblick toll. Klar ist, ein solches Projekt ist immer ein Veränderungsprojekt. Der Change gehört dazu, muss aber gestaltet werden. Die Leute daher frühzeitig mitzunehmen, sie einzubinden und zu überzeugen – das war und ist uns wichtig! Und da war dieser „Blick ins neue System“ ein bedeutender Baustein.

Thomas Pasquale: Und das alles bei einem hohen fachlichen Anspruch in diesem Projekt.

Anja Schoeck: Richtig. Diese Einblicke, aber vor allem auch die Ressourcen- und Roadmap-Planung sind ja nur das eine. Gleichzeitig ist das Fachliche bei unserem Projekt enorm anspruchsvoll gewesen. Die verschiedenen Rechnungslegungsvorschriften wie US-GAAP, IFRS und natürlich auch das HGB, die funktionalen Währungen, die Ledger-Themen. Sich mit der Muttergesellschaft und Euch als SAP-Partner zu diesen Themen intensiv auszutauschen, ist sehr wichtig gewesen und bleibt auch weiterhin wichtig.

Thomas Pasquale: Anja, was würdest Du persönlich anderen Unternehmen empfehlen, die sich für das Group Reporting oder SAP Central Finance interessieren?

Anja Schoeck: Nutzt alle Optionen, um Euch zu informieren und mit denen zu sprechen, die sich wirklich auskennen. Wenn ich an die konkrete Umsetzung denke, braucht es Antworten auf diese Fragen: Gibt es eine belastbare Roadmap und eine vernünftige Ressourcenplanung? Sind alle mit im Boot und gut informiert, also sowohl die IT als auch die Fachbereiche? Und ganz zentral: Unterstützen die Stakeholder des Unternehmens das Projekt? Wer hier nicht drei Mal mit Ja antwortet, hat noch Arbeit vor sich! Nicht zuletzt: Die gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit einem Projektpartner – mit viel Kommunikation, viel Transparenz, viel Fachkompetenz, aber vor allem auch mit guter Laune! Alles gegeben bei GAMBIT!

Thomas Pasquale: Danke für die netten Worte und das Gespräch, Anja!

Die ADVA Optical Networking SE (heute: Adtran Networks SE) ist ein multinationaler Anbieter von Telekommunikationsausrüstung, insbesondere für glasfaserbasierte Übertragungstechnik. 2022 erwirtschaftete der ADVA-Konzern einen konsolidierten Jahresumsatz in Höhe von 712 Millionen Euro. Die Lösungen von ADVA Optical Networking werden nach Angaben des Unternehmens von mehr als 250 Netzbetreibern und bei über 10.000 Unternehmen in allen Erdteilen eingesetzt. Der amerikanische Mutterkonzern Adtran hat ADVA 2022 übernommen. Seit Juni 2023 firmiert ADVA als Adtran Networks SE.