Reorganisation in Rekordzeit

Eine Institution in Bonn und der Region

Wer in Bonn mit der Straßenbahn fährt oder einen Bus benutzt, der kennt die Stadtwerke Bonn. Mit der Konzerngesellschaft „SWB Bus und Bahn“ kümmert sich das kommunale Unternehmen seit mehr als einem Jahrhundert um den Nahverkehr in der Stadt und in der Region. Für die Wartung und Instandsetzung der mehr als 200 Busse und rund 100 Straßenbahnen wiederum ist die Konzerngesellschaft Stadtwerke Bonn Dienstleistungs-GmbH zuständig, kurz „SWB Service“.

Um noch besser und schneller zusammenarbeiten zu können, plante der Konzern vor einiger Zeit die Zusammenlegung der beiden Konzerngesellschaften in die übernehmende Gesellschaft SWB Bus und Bahn. Die beiden Unternehmen zu vereinigen, bedeutete allerdings auch eine Reorganisation der kaufmännischen SAP-Systeme: Dies betraf sowohl die Profit-Center und Kostenstellen als auch die gesamte Beleghistorie der Systeme. Es galt weiterhin, den gesamten Geschäftsbetrieb der SWB Service im Rahmen der Zusammenlegung auf die SWB Bus und Bahn zu übertragen und in der SWB Bus und Bahn neu auszurichten.

Nur fünf Monate Zeit zur Verfügung

Eine besondere Herausforderung dieses Projektes war, dass für das Projekt nur fünf Monate zur Verfügung standen – für ein Projekt dieser Komplexität und Größenordnung nicht sonderlich viel Zeit. Die SAP-Experten der GAMBIT mussten daher die Kernthemen Zusammenlegung und Reorganisation parallel durchführen – und nicht hintereinander, wie dies in „klassisch“ geführten Projekten üblicherweise der Fall ist. Hinzu kam der Wunsch der SWB Bus und Bahn, am Starttag des neuen Systems möglichst umgehend mit dem operativen Geschäft fortfahren zu können.

Ziel war es demnach konkret, dass die angearbeiteten Belege konsistent zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung stehen müssen. „Dieser Anspruch war für uns natürlich ein weiterer Ansporn, das Projekt auf den Punkt erfolgreich umzusetzen“, sagt Nadine Burghardt, Projektleiterin sowie Head of Tool MM + Basis/Technologies und Senior Executive Consultant bei GAMBIT. Seitens der SWB Bus und Bahn wurde eine Projektstruktur geschaffen und Know-how durch Key User und SAP Experten aus der Informationstechnologie für die Projektumsetzung zur Verfügung gestellt.

Umfassende Beratung und laufende Abstimmung

Um Verzögerungen im Prozess zu vermeiden und am Ende die gewünschte Qualität liefern zu können, mussten die Beraterinnen und Berater das Projekt von Beginn an gründlich planen, koordinieren und vor allem laufend mit allen Abteilungen der Konzerngesellschaften abstimmen. „Wir haben die SWB Bus und Bahn von Beginn an umfassend beraten und über die Planung und Konzeption informiert. Zudem haben wir laufend die Qualität der Arbeitsergebnisse gesichert, um auch mögliche Probleme frühzeitig erkennen zu können“, so Nadine Burghardt. Die Beratung umfasste zum Beispiel jedes eingesetzte Modul, wie etwa das Konsolidierungsmodul EC-CS. Darüber hinaus ging es in der Beratung unter anderem um Zusatzanforderungen an das Berichtswesen.

Die Spezialisten der GAMBIT arbeiteten mit einem Tool von SAP, das sich für solche Fälle bereits vielfach bewährt hat und mit dem die SAP-Experten schon zahlreiche Projekte umgesetzt haben: SAP Landscape Transformation 2.0 (SAP LT 2.0). Dabei handelt es sich um ein standardisiertes Werkzeug, mit dem Datenobjekte in SAP-Architekturen effizient umgestellt werden können.

Bei diesem Projekt für die SWB Bus und Bahn kamen speziell die LT-Szenarien „Company Code Merge“, „Profit Center Merge“ und „Cost Center Merge“ in paralleler Ausführung zum Einsatz. Darüber hinaus bietet SAP LT 2.0 die Möglichkeit, auf die Kundenbedürfnisse hin angepasst zu werden, beispielsweise durch Zusatzimplementierungen innerhalb des Tools. Diese wendeten die IT-Experten ebenfalls an, da die Weiterführung der Prozesse der SWB Service in der Verschmelzungsgesellschaft besonderen Anforderungen unterlag, die es technisch abzubilden galt. Zusätzlich setzten die Beraterinnen und Berater noch weitere Tools ein: das Datenmigrationstool LSMW (Legacy System Migration Workbench) sowie spezielle GAMBIT-Tools in Form von Zusatzentwicklungen.

Reibungsloser Go-live

Über die gesamte Projektlaufzeit wurden die Umsetzungen durch Testszenarien/-aufwände der Projektbeteiligten der SWB Bus und Bahn begleitet, sodass die Qualität stets direkt geprüft und sichergestellt wurde.

Nach fünf Monaten stand am Ende ein Ergebnis, mit dem alle Beteiligten hochzufrieden waren. Die SAP-Experten erreichten das gesteckte Ziel der Verschmelzung und Reorganisation – in enger und vertrauensvoller Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen und dem Projektteam der SWB Bus und Bahn. Sie hielten Budget und Zeitplan ein, der Go-live verlief reibungslos und auch die Qualität entsprach den Erwartungen des Auftraggebers.