Greenfield-Implementierung in agilen Wellen

Als sich die Chance ergab, packte Siegfried entschlossen an. Wie viele andere Unternehmen war der Schweizer Pharmazulieferer in der Corona-Pandemie von Lieferengpässen und Mitarbeiterausfällen in verschiedenen Ländern betroffen.

Dennoch baute der Konzern für zwei Hersteller von Impfstoffen binnen kürzester Zeit an seinem deutschen Standort in Hameln Anlagen für die Abfüllung und Verpackung von Corona-Impfstoffen auf – und trug so ab Mitte 2021 mit dazu bei, Impfstoffe weltweit bereitzustellen.

„Es sind solche Projekte, die deutlich zeigen, wie flexibel und agil Unternehmen heute aufgestellt sein müssen, um sich bietende Möglichkeiten schnell ergreifen und umsetzen zu können“, sagt Dr. Christian Neubaur, CIO der Siegfried AG.

„Um unser Unternehmen angesichts weltweit zunehmend dynamischer und volatiler Märkte weiter zu flexibilisieren, die Planungsfähigkeit zu verbessern und die Unternehmensteuerung auf ein neues Niveau zu heben, haben wir etwa zur gleichen Zeit ein weiteres Projekt begonnen und umgesetzt – die Umstellung des bisher genutzten SAP-ECC-Systems auf die neue Software-Suite SAP S/4HANA.“

Das volle Potenzial von SAP S/4HANA nutzen

Für den Umstieg auf SAP S/4HANA hatten sich die Verantwortlichen der Siegfried AG nach einer ersten Informationsphase und Analyse 2019 für einen Greenfield-Implementierungsansatz entschieden, um maximal von den Vorteilen von SAP S/4HANA, dem SAP-Best-Practice-Standard und einer Anpassung der Geschäftsprozesse auf ein stark gewachsenes Netzwerk von Produktionsstandorten zu profitieren.

Der Begriff „Greenfield“ steht für eine Neuimplementierung von SAP S/4HANA mit dem Fokus auf die vorkonfigurierten SAP-Standard-Prozesse, die sogenannten SAP Best Practices.

Nach dieser ersten Richtungsentscheidung führte Siegfried zunächst eine Vorstudie zur Erarbeitung einer Roadmap durch. Im Anschluss beauftragte das Unternehmen für die Zeit von September 2020 bis April 2021 mehrere externe Projektpartner mit der Konzeption und dem Aufbau eines globalen Templates und rollte SAP S/4HANA nun – nach der ersten Implementierung in einer spanischen Gesellschaft im August 2022 – schrittweise im gesamten Konzern aus. Diese Implementierungsstrategie in agilen Wellen dient unter anderem dazu, die Risiken zu senken.

Vor der Einführung von SAP S/4HANA nutzte der Konzern für seine operativen und administrativen Kernprozesse ein monolithisch aufgebautes SAP-ERP-System. Verwendung fanden und finden dabei unter anderem die Komponenten Finance, Controlling, Einkauf und Materialwirtschaft, Vertrieb und Distribution sowie Produktion. Neben dem SAP-ERP-Kern wurden diverse Umfeldsysteme eingesetzt und mit diesem Kern integriert.

Zeitgemäße, cloudbasierte Systemarchitektur

„Das strategische Ziel, das wir mit dem Umstieg erreichen wollen, ist klar“, sagt Dr. Neubaur. „Mit SAP S/4HANA bauen wir ein leistungsfähiges und zeitgemäßes ERP-System auf, das durch eine moderne Architektur gekennzeichnet ist. So sind wir dauerhaft flexibel und können unsere Geschäftsprozesse und Abläufe künftig noch besser und schneller steuern, überwachen, analysieren, entwickeln, automatisieren sowie neue Standorte integrieren.“

GAMBIT agiert bei dem Projekt als einer von mehreren externen Implementierungspartnern und ist für die kaufmännischen Prozesse – also den gesamten Bereich SAP S/4HANA Finance & Controlling –verantwortlich. Im Rahmen des Projektansatzes konzipierten und testeten die GAMBIT-Experten gemeinsam mit dem Team von Siegfried von September 2020 an das globale Template und setzten die kaufmännischen Zielprozesse neu auf.

Im Rahmen dieser „Explore“-Phase führten sie unter anderem eine Fit-Gap-Analyse durch, widmeten sich diversen Sonderthemen und den benötigten Prozessen. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor auf dem Weg waren regelmäßige Meetings mit der Geschäftsführung im SAP-Steuerkreis, um die wesentlichen Top-Themen zu identifizieren und zu entscheiden.

Insgesamt definierte das Team 43 Scope Items (die einzelnen aktivierbaren Einheiten der SAP Best Practices), um die vollständige Prozessabdeckung des Konzerns in Finance und Controlling zu erreichen.

Eine tragende Rolle im Projekt spielt der SAP Solution Manager (SolMan), mit dem gleich mehrere Aufgaben abgedeckt werden – dieser dient sowohl für die Dokumentation des gesamten Projekts als auch für das Testmanagement sowie Transportmanagement bis zum jeweiligen Go-live.

„Die enorm hohen Anforderungen bei der Validierung von Prozessen und Systemen erforderten in diesem Projekt in jeder Hinsicht unsere ganz besondere Aufmerksamkeit und mussten bis zum Go-live gemeinsam mit der Siegfried IT gemanagt werden“, sagt Holger Turanskyj, Senior Project Manager und Leiter der Abteilung Business Process Management, Analytics und Controlling bei GAMBIT Consulting.

„Konkret bedeutet das, dass wir nicht wie üblich eine 3-stufige Systemlandschaft aus Customizing-, Test- und Produktivsystem aufgebaut und versorgt haben, sondern eine 4-stufige Systemlandschaft, um nach dem User Acceptance Test in einer zusätzlichen Systemschicht die System- und Prozessvalidierung abwickeln zu können.“

Planänderung durch strategische Übernahme in Spanien

Die hohen Anforderungen des Unternehmens zu berücksichtigen, war aber nicht die einzige Herausforderung. So war für die erste Implementierung von SAP S/4HANA eigentlich zunächst eine bestimmte, besonders gut geeignete Konzerngesellschaft ausgewählt worden.

Mit der strategischen Übernahme von gleich zwei Produktionsstandorten von Novartis zum 1. Januar 2021 änderte sich dies allerdings: Entgegen den ersten Plänen mussten nun diese beiden Gesellschaften zuerst auf SAP S/4HANA gebracht und integriert werden, obwohl die beiden Organisationen für alle Beteiligten noch weitgehend unbekannt waren. Eine der Aufgaben war es beispielsweise, die Kalkulationsstrukturen der Novartis in das neue Finance- und Controlling-Modell zu transferieren.

„Das GAMBIT-Team musste viel supporten. Insgesamt haben wir das Projekt aber mit dem Projektteam aus teilweise mehr als 100 internen und externen Leuten in Spanien und der Schweiz aus meiner Sicht bisher hervorragend hinbekommen. So haben wir auch den ersten Go-live im August reibungslos, pünktlich und mit nur wenigen Nachwehen über die Bühne gebracht“, resümiert Holger Turanskyj. „Aus meiner fachlichen und persönlichen Sicht ist das ein großartiges Projekt, das immer wieder auch ganz neue Ideen und Lösungen erforderte.“

Architektur über Verteilersysteme

„Die Template- und Prozess-Architektur über verteilte Systeme ist etwas ganz Besonderes – und höchst spannend in der Umsetzung“, sagt der GAMBIT-Projektleiter. Das Implementierungsprogramm berücksichtigt in der Übergangsphase mit dem Roll-out weiterer Gesellschaften sowohl die neuen SAP-S/4HANA- als auch die bisherigen SAP-ECC-Systeme. So gebe es derzeit nach dem Aufbau des Templates für die spanische Gesellschaft und dem Umzug in das System noch ganz viel Intercompany-Business mit der Schweizer Gesellschaft, die nach wie vor mit SAP ECC arbeite. „Viele Prozesse lösen wir daher über iDocs, um den permanenten und sicheren Austausch zwischen den Systemen gewährleisten zu können.“

„Mit SAP S/4HANA machen wir unseren Konzern jetzt fit für die Zukunft und werden den Austausch mit unseren Kunden weltweit weiter ausbauen“, sagt Dr. Christian Neubaur, der CIO der Siegfried AG. „GAMBIT hat uns auf dem Weg sehr professionell und mit großem Know-how in allen bisherigen Phasen des Projekts unterstützt – und das bei zum Teil nicht ganz einfach zu erfüllenden Anforderungen. Danke dafür an das gesamte Team!“