„Verlängerter Greenfield-Ansatz“ für Messe Düsseldorf

Deutschland ist weltweit Messeland Nummer 1 – und die Düsseldorfer Messe eines der weltweit führenden Unternehmen der Branche. Damit das Unternehmen seine Position halten und ausbauen kann, plante die Messe Düsseldorf Gruppe – als Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie – den Umstieg von SAP ECC 6.0 auf SAP S/4HANA, die aktuelle ERP-Software-Suite der SAP.

„Wer ein solches Projekt in Angriff nimmt, der braucht einen guten Partner – und den haben wir mit GAMBIT gefunden“, sagt Stefanie Pulla, Gruppenleiterin IT der Messe Düsseldorf und Projektleiterin der Gesamtprojekts SAP S/4HANA Migration.

„In einem ersten Schritt haben wir GAMBIT mit einem Vorprojekt beauftragt, das wir Ende 2020 begonnen haben. Wir wollten herauszufinden, wie wir unsere strategischen Ziele mithilfe von SAP S/4HANA am besten erreichen und Komplexität abbauen können. Im Vorprojekt haben wir daher mehrere mögliche Szenarien des Umstiegs untersucht. Wir haben Prozesse auf ihre mögliche Standardisierung geprüft. Und wir haben eine erste Systemarchitektur konzipiert“, so Stefanie Pulla.

Vor der Umstellung nutzte das Unternehmen SAP ECC als das führende ERP-Kernsystem für die operativen und administrativen Kernprozesse. Die verwendeten SAP-Kernkomponenten waren und sind dabei Materialwirtschaft, Instandhaltung, Finanzen, Controlling und – mit der Auftragsabwicklung und Fakturierung des operativen Messegeschäfts ein für die Messe Düsseldorf wesentliches Element – der Vertrieb.

Die SAP-ECC-Systemlandschaft war über 20 Jahre im Einsatz und wurde in dieser Zeit vielfach erweitert – von Cockpits zur Vereinfachung und Effizienzsteigerung bei der Auftragsanlage bis hin zu vollständig eigenständigen Funktionen, die der SAP-Standard nicht ausliefert. Zudem bestand – mit entsprechenden Schnittstellen – ein hohes Maß an Integration zu verschiedenen Umfeldsystemen.

Um zu einem aktuellen Lagebild zu kommen und die strategischen Ziele genau kennenzulernen, führen die Berater:innen die Voranalyse auf der Basis des GAMBIT-eigenen Roadmap-Programms durch.

Im Rahmen der Untersuchung interviewten sie insgesamt 13 Beteiligte aus dem Management in Strategieinterviews. Zudem veranstalteten sie mehrere Lenkungskreise und Workshops (unter anderem zur Ist-Prozessaufnahme, zur Demo von SAP S/4HANA und zur technischen Umsetzung) und stimmten sich jede Woche mit der Projektleitung ab – und zwar komplett remote in Videokonferenzen.

„Insgesamt haben wir im Vorprojekt über 600 Prozesse und Arbeitsschritte untersucht – eine enorm hohe Zahl“, sagt Philipp Fischer, Projektmanager bei GAMBIT und Projektleiter des Vorprojekts.

„Die detaillierte Voranalyse war Grundlage für das spätere Implementierungsprojekt, denn die Ergebnisse der Voranalyse dienten als Entscheidungsvorlage und lieferten mit der erarbeiteten Roadmap einen konkreten Fahrplan für die spätere Umstellung auf SAP S/4HANA“, so Philipp Fischer.

Die Wahl der Verantwortlichen der Messe Düsseldorf fiel nach der Analyse auf eines von drei im Vorprojekt erarbeiteten Szenarien: auf einen „verlängerten“ Greenfield-Ansatz, eine agile Implementierung in zwei Migrationswellen.

„Greenfield“ bedeutet, dass das SAP S/4HANA-System komplett neu aufgebaut wird. Im Gegensatz zur System Conversion (oder „Brownfield“, einem reinen Upgrade des bestehenden Systems) legen Unternehmen mit dem Greenfield-Ansatz und der Nutzung der SAP Best Practices das Fundament für eine zukunftsfähige und dauerhaft flexible IT-Architektur. Bestehende Pain-Points werden gelöst, die oft vorhandene Komplexität gewachsener Systemlandschaften beseitigt.

Der verlängerte Greenfield-Ansatz bei der Messe Düsseldorf umfasst ein zweiphasiges Umstellungsszenario über insgesamt rund 24 Monate. Gehostet wird das neue System in der Cloud des deutschen Anbieters plusserver.

Die standardnahe Implementierung erfolgt aktuell in zwei Schritten:

• in einer ersten Phase im Jahr 2022 mit der Migration „Backoffice“ (mit Einkauf, Instandhaltung, Finanzwesen & Controlling) und
• einer zweiten Phase mit der Migration „Vertrieb“ (beinhaltet das gesamte operative Messegeschäft) im Jahr 2023 mit einer späteren Ergänzung der Prozesse mit einem hohem kundenindividuellen Anteil.

Die Aufteilung der Prozesse über zwei Go-lives bedingt eine Übergangszeit, in der das bisherige SAP ECC mit dem neu aufgebauten SAP S/4HANA verbunden wird.

„Um die Implementierung für die Messe Düsseldorf umzusetzen, nutzen wir die GAMBIT SAP Activate Plus Methodik. Das Plus bedeutet, dass wir die Activate-Methodik der SAP um einige aus unserer Sicht fehlende Leistungsinhalte erweitert haben“, sagt Markus Gaganis, Senior Projektmanager bei GAMBIT und Projektleiter der SAP-S/4HANA-Implementierung.

Das „Activate-Plus-Programm“ der GAMBIT rundet vor allem die stark technisch ausgerichteten SAP-Inhalte von SAP Activate ab: Es ergänzt kundenspezifische und applikationsübergreifende End-to-End-Prozesse sowie Inhalte zur Business- und IT-Organisation und zum Change Management.

Die Umsetzung einer SAP-S/4HANA-Implementierung mit GAMBIT SAP Activate Plus gliedert sich dabei – wie die SAP-Methodik – in die Phasen Discover (also die Voranalyse), Prepare, Explore, Realize, Deploy und Run. Die einzelnen Phasen sind jeweils wieder in einzelne Abschnitte und Kategorien unterteilt.

Jede Implementierung von SAP S/4HANA – genau wie bei der Messe Düsseldorf in der ersten Migrationswelle 2022 – beginnt mit der Projektvorbereitung, die zum Beispiel das Projekt- oder Changemanagement-Setup, erste Trainings zu SAP S/4HANA und die Vorbereitung des Demo-Systems beinhaltet.

In der Konzeptionsphase betrachten die Beteiligten schließlich Strategie und Best-Practice-Prozesse, konzipieren die Zielprozesse und bilden sie in einer Model Company ab. Diese Phase beinhaltet auch mögliche Entscheidungen über erforderliche Veränderungen bei den Prozessen im Process Change Advisory Board (PCAB).

„Zudem prüfen wir gemeinsam in regelmäßigen Sitzungen des Lenkungskreises, ob wir wie geplant unterwegs sind oder ob es irgendwelche Risiken gibt. So schauen wir jeweils nach dem Status des Budgets, dem Grad der Fertigstellung oder den erreichten Meilensteinen – und können gegebenenfalls rechtzeitig eingreifen und neu justieren“, erläutert Markus Gaganis von GAMBIT.

Die technische Umsetzung beginnt schließlich – bei der Messe Düsseldorf etwa nach der Hälfte der Projektlaufzeit der ersten Phase Anfang Juni 2022 – mit dem Aufbau des Zielsystems, wesentlichen und erweiterten Einstellung und der agilen Bereitstellung der Prozesse. Schulungen und Live-Tests und die Generalprobe schließen sich an, bis es zur Inbetriebnahme mit dem Cutover der Organisation, der Datenübernahme, dem Go-live und der abschließenden Hypercare-Phase kommt.

„Die erste Phase der Implementierung haben wir 2022 vollzogen – und sind pünktlich am 1. Januar 2023 live gegangen“, sagt Stefanie Pulla von der Messe Düsseldorf.

„Sicher, im Projekt mussten wir die eine oder andere Hürde nehmen, wie wohl immer in Projekten dieser Größe. Aber durch unser internes Team und unsere beiden externen Partner GAMBIT und plusserver haben wir alles gemeistert und sind jetzt gut unterwegs, um auch die zweite Phase erfolgreich zu stemmen. Es ist eine Partnerschaft auf Augenhöhe, wie wir uns das auch wünschen. Danke an das ganze Team für den enormen Arbeitseinsatz!“