Finance First. Mit SAP Central Finance nach S/4HANA

„Im gigantischen Transformations- und Restrukturierungsprojekts des BayWa-Konzerns war das durchaus umfangreiche SAP-Central-Finance-Projekt im Grunde nur ein Sandkorn. Aber ohne dieses Sandkorn wäre der gesamte Umstieg nach SAP S/4HANA nicht umsetzbar“, sagt Holger Turanskyj, Senior Project Manager bei GAMBIT Consulting. „Erst durch die Nutzung des Finance-First-Ansatzes wird die Umstellung überhaupt erst möglich.“

Der BayWa-Konzern ist eines der größten Unternehmen in Deutschland und international in diversen Geschäftsfeldern aktiv – unter anderem in den Bereichen Landwirtschaft, Energie, Bau oder auch Mobilität. Das Unternehmen mit Sitz in München nutzt SAP seit vielen Jahrzehnten und verfügte über eine gewachsene, hochkomplexe Systemlandschaft. Der SAP-ECC-Monolith wurde dabei hochgradig individuell modifiziert.

Das Retail-System der BayWa gilt sogar als eines der größten Systeme in Europa. So werden jeden Tag im Konzern allein rund 100.000 Finanzbelege gebucht.

Um sich zukunftsfähig aufzustellen, plante die BayWa AG die Umstellung auf SAP S/4HANA – und zwar als Neuimplementierung nach dem Greenfield-Ansatz und damit möglichst nah am SAP-Standard. Den Fachleuten und Verantwortlichen der BayWa war allerdings schon von Beginn an klar, dass ein Umzug aufgrund der Komplexität und Größe der BayWa-Systemlandschaft nicht im einem Big Bang umsetzbar ist.

Das Unternehmen beauftragte daher die Experten der GAMBIT zunächst mit einem Quickscan, um die Möglichkeit eines Umstiegs über SAP Central Finance zu prüfen. Der sogenannte Finance-First-Ansatz mit SAP Central Finance eröffnet gerade großen Unternehmen und Konzernen mit sehr heterogenen Systemlandschaften eine Möglichkeit, agiler und risikoärmer nach SAP S/4HANA umzuziehen.

Dabei erfolgt der Umstieg nach SAP S/4HANA nach dieser Methodik in zwei Schritten – erst zieht die Finanzfunktion mit allen Finanzprozessen um, dann die Logistik. So können Unternehmen den Aufwand des Umstiegs verteilen, die Risiken senken und die Komplexität der Implementierung beherrschbarer machen.

Diese Vorgehensweise als „weiterer Weg nach SAP S/4HANA“ ist zwar nicht gänzlich neu, setzt sich aber immer stärker am Markt durch. Für SAP gilt dieser Weg sogar als „Königsweg“ und „idealer Türöffner“ nach SAP S/4HANA.

Wenn SAP Central Finance installiert ist, werden alle Finanzbelege eines Unternehmens in Echtzeit aus dem SAP-ECC-System und allen angebundenen SAP- und Non-SAP-Systemen nach SAP S/4HANA repliziert. Die zentrale Plattform dient so in der Umstellungsphase als Buchungsschnittstelle zwischen dem bisherigen Legacy-System und dem neuen SAP-S/4HANA-System.

Auf diese Weise kann SAP S/4HANA schon während des laufenden Projekts als führendes Finanzsystem genutzt werden. Prozesse wie der Finanzabschluss, die Anlagenbuchhaltung oder das Zahlungswesen finden somit bereits in SAP S/4HANA statt. Nach dem Abschluss der ersten Phase folgt dann die Umstellung aller Gesellschaften eines Unternehmens auf SAP S/4HANA – und zwar nach „beliebigen Schnittmustern“, so Holger Turanskyj.

Nachdem der Quickscan bei BayWa eine grundsätzliche Machbarkeit des Finance-First-Ansatzes ergab, beauftragte der Konzern die Spezialisten der GAMBIT 2022 mit einer Roadmap. Ziel war es, das Projekt im Detail vorzubereiten. „Unsere Frage an die GAMBIT-Experten war dabei anfangs ganz einfach“, sagt Markus Lobinger, Leiter Corp. Management Accounting und Reporting der BayWa AG. „Sie lautete: Könnt ihr uns einen Weg nach SAP S/4HANA bauen, den wir dann gehen können? Und die Experten der GAMIT haben geliefert und passende Antworten gegeben!“

Im Rahmen der Roadmap prüften und bewerteten Spezialist:innen der GAMBIT insbesondere, welche Auswirkungen der Finance-First-Ansatz auf das spätere SAP-S/4HANA-Architekturmodell haben würde. Außerdem erarbeiteten sie eine detaillierte Empfehlung für eine mögliche Zielarchitektur.

Für den Umzug nach SAP S/4HANA stellte BayWa dabei zwei wesentliche Bedingungen: Zum einen sollte der Umzug in das neue SAP-S/4HANA-System schrittweise pro Sparte erfolgen. Zum anderen sollten die Sparten, für die es im ECC-System jeweils einen eigenen Buchungskreis gab, im neuen SAP S/4HANA in einem einzigen Buchungskreis zusammengeführt werden.

„Wir haben den Weg im Rahmen des Roadmap-Projekts vor diesem Hintergrund in seiner ganzen Vielfalt genau ausgearbeitet“, erläutert Holger Turanskyj. „Wir wussten, dass ein solches Projekt aufgrund der Größe der Systemlandschaft eine immense Herausforderung wird, aber wir wussten auch: Wir können das! GAMBIT steht dafür, dass wir unsere Lösungen und Vorschläge nicht nur auf schönen Folien präsentieren, sondern dass wir diese Lösungen auch in der Praxis umsetzen!“

Die Zusammenführung der einzelnen Buchungskreise in einen zentralen Buchungskreis zum Beispiel wird durch die gewählte Methodik ebenfalls möglich: Durch die Nutzung von Transformations- und Mapping-Regeln in der Replikation laufen die Buchungen der einzelnen Sparten in dem neuen zentralen Buchungskreis zusammen.

Nach dem Abschluss der Roadmap begann Ende 2022 schließlich die Implementierungsphase. Sie beinhaltete den Aufbau der Systemarchitektur, das Delta-Design und die Implementierung von SAP Central Finance mit Trainings, Tests und dem Cut-over.

Da die BayWa zudem im Rahmen der Greenfield-Einführung nicht nur die Struktur der Buchungskreise verändert, sondern auch weite Teile des Controllings umstrukturiert, den Business Partner und das neue Hauptbuch einführt, müssen bei der Replikation zahlreiche Informationen gemappt, angereichert oder logisch abgeleitet werden.

Bei einer Menge von rund einer Milliarde Belegpositionen, die der Konzern pro Jahr transformiert, harmonisiert und repliziert, wird deutlich, wie wichtig eine nahezu fehlerfrei laufende SAP-Central-Finance-Plattform ist. „Was bei der Vorbereitung dieser Prozesse an Detailarbeit bis hinunter auf die Feldebene geleistet wurde, war angesichts der Komplexität aus meiner Sicht ein echtes Meisterstück“, so Holger Turanskyj.

Nach etwas mehr als einem Jahr folgte Ende Januar 2024 schließlich der Go-live der Implementierung von SAP Central Finance. „Im Rahmen des sogenannten Initial Load haben wir allein am Go-live-Wochenende schon weit über 4,5 Millionen Belege erfolgreich verbucht. Seither läuft die Live-Replikation – und das zu fast 100 Prozent fehlerfrei!“, sagt Christian Neuschiel, Projektleiter des Projekts bei GAMBIT.

Für die BayWa war der Go-live der Startpunkt für die zweite Phase der Implementierung von SAP S/4HANA – für den Umzug der einzelnen Sparten in die neue Lösung, die nun von den eigenen und hocherfahrenen SAP-Spezialisten im Konzern umgesetzt wird. „GAMBIT hat dafür gemeinsam mit unserem internen Projektteam das Fundament gelegt, auf das wir jetzt aufbauen. Ein wirklich sehr gutes, überzeugendes Ergebnis, mit dem wir nun die nächsten Schritte in Richtung SAP S/4HANA gehen“, so Markus Lobinger.