Wie lassen sich Daten in einem Buchungskreis identifizieren und löschen, die beim Verkauf eines Unternehmensteils nicht mit an den Käufer übergeben werden sollen? Das war eine Frage, mit der sich die Oerlikon Barmag aus Remscheid vor einiger Zeit beschäftigte.
Das Unternehmen stand vor dem Verkauf seines Werks in Chemnitz an die Starlinger Gruppe aus Österreich. Die besondere Herausforderung: An den Käufer sollte ein SAP-Buchungskreis übergeben werden, der zuvor um alle Oerlikon-bezogenen Daten bereinigt werden sollte.
Bei den zu löschenden Daten handelte es sich zum einen um Daten, die die bisherigen Aktivitäten des Werkes für die Oerlikon-Gruppe betrafen – zum Beispiel Stücklisten oder alte Fertigungsaufträge. Zum anderen mussten aber auch alle bisher verfügbaren Finance- und Controlling-Daten gelöscht werden, da es sich bei der STC Spinnzwirn GmbH um eine Neugründung handelte.
Ein Asset Deal mit Historienverkauf bedeutet grundsätzlich, dass die gesamte Datenhistorie der Logistik- und Vertriebsprozesse auf den neuen Eigentümer übergeht. In diesem Fall hätte das bedeutet: Die Experten hätten aus dem ERP-Gesamtsystem von Oerlikon einfach eine komplette SAP-Organisationseinheit „Werk“ herausgelöst. Der neue Buchungskreis „Werk“ wäre somit also aus dem Gesamtbuchungskreis von Oerlikon „als Ganzes“ hervorgegangen.
Vorhaben, bei denen bestimmte Teile innerhalb eines zu übergebenden SAP-Buchungskreises aber zusätzlich vorab eliminiert werden müssen – also auf Systemebenen unterhalb der herausgelösten SAP-Organisationseinheit –, bezeichnen Experten als Carve-outs mit selektiver Datenlöschung. Diese Projekte sind äußerst anspruchsvoll und komplex, vor allem mit Blick auf die „Einhaltung des Datenintegrität“.
Oerlikon Barmag plante den Verkauf eines Werks in Chemnitz. Es galt zunächst einen neuen SAP-Buchungskreis für den Käufer aufzubauen, zunächst aber die Einzelhistorien bestimmter Geschäftsvorfälle zu löschen.
Im Fall Oerlikon hieß das: Die Arbeit war nicht damit getan, einfach alle Daten im Buchungskreis des Verkäufers zu löschen, die sich auf den Verkauf der kompletten SAP-Organisationseinheit „Werk“ bezogen und dann den auf diese Weise entstandenen neuen Buchungskreis zu übergeben.
Vielmehr sollten die Experten von GAMBIT die Daten so migrieren, dass der neue Eigentümer zum Beispiel nur Informationen zu den Produkten erhielt, die er auch weiterhin in Chemnitz produziert. Das Know-how zu allen anderen Produkten sollte hingegen das geistige Eigentum von Oerlikon bleiben.
Das Werk Chemnitz war deshalb nicht nur einfach aus dem SAP-Produktivsystem der Oerlikon zu extrahieren, sondern es mussten gezielt auch diejenigen Informationen ausfindig gemacht und gelöscht werden, die den Betrieb des Verkäufers Oerlikon betrafen. Bestimmte Daten sollten also mit übergeben werden, andere dagegen nicht.
Aufgrund dieser Anforderungen musste das GAMBIT-Migrationsteam mit hochspeziellen Methoden und Werkzeugen innerhalb der SAP-Organisationseinheit „Werk” wichtige Datenbestände identifizieren, herauslösen und löschen – also eine selektive Datenlöschung vornehmen.
Die Experten von GAMBIT nutzen dazu die folgende Methodik: Zunächst fertigten sie eine 1:1-Kopie vom bestehenden SAP-System des Verkäufers an. Im nächsten Schritt legten sie neue, temporäre Organisationsstrukturen an. Danach setzte das Team sämtliche Finance- und Controlling-Daten des bisherigen SAP-Systems in der Kopie zurück und löschte alle Stamm- und Bewegungsdaten im gesamten Finance- und Controlling-Umfeld. Dies sollte es dem neuen Eigentümer später ermöglichen, eine Eröffnungsbilanz zu erstellen, die nur jene Aktiva (Produktionsanlagen …) und Passiva beinhaltet, die auch verkauft wurden. Anschließend erfolgte das Löschen der nicht zu verkaufenden Buchungskreise in der Systemkopie unter Verwendung des SAP LT Szenario „Company Code Deletion“ (Löschung von Buchungskreisen). So blieb am Ende nur das zu verkaufende Werk mit seinem Buchungskreis übrig.
Im nächsten Schritt wurden in dieses SAP-Rumpfsystem die tatsächlich veräußerten Finance-Daten wieder eingespielt (Anlagen, Forderungen, Verbindlichkeiten, Rückstellungen – alles, was finanztechnisch abgeschrieben wird). Anschließend prüften die Experten die verbleibenden Daten im Rahmen zweier Funktions- und Integrationstests und stellten dabei die Integrität der Daten sicher. Das neue, eigenständige ERP-System mit dem bereinigten SAP-Buchungskreis übergab Oerlikon dann dem neuen Eigentümer.
Das eigene Oerlikon-System wurde nur um verkaufte Bewegungsdaten im Rechnungswesen- und Logistik-Umfeld verändert; es enthält nach wie vor die Daten zum verkauften Werk, die einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist unterliegen. Die verkauften Bestände buchte Oerlikon hingegen aus.
Wie bei M&A-Transaktionen üblich, war der Zeitrahmen knapp: In nur sechs Wochen mussten alle Konzeptionsthemen besprochen und innerhalb einer vierwöchigen Realisierungsphase umgesetzt sein. Durch die Erfahrung aus vielen Carve-out-Projekten konnte GAMBIT das Projekt zum Wunschtermin erfolgreich abschließen.
Trotz der sich im Projektverlauf steigernden Komplexität (Umfang der als vertraulichen klassifizierten Daten) verlief die Trennung der SAP-Applikationen aus Sicht des Verkäufers und des Käufers reibungslos. Das neue Unternehmen STC Spinnzwirn GmbH kann sich jetzt ohne IT-Probleme und Altlasten einer erfolgreichen Zukunft widmen.
