GAMBIT setzt auf die Public Cloud

Schon als SAP S/4HANA neu auf den Markt kam, setzte GAMBIT Maßstäbe. Das SAP-Beratungsunternehmen aus Troisdorf bei Köln war 2016 selbst sein erster Kunde, um SAP S/4HANA einzuführen. „Schon damals wollten wir Wissen aufbauen und uns die neue Technologie möglichst früh in allen Details erschließen“, sagt Thomas Pasquale, Gründer und geschäftsführender Gesellschafter von GAMBIT Consulting.

„Zu dieser Zeit allerdings gab es weder die Best Practices noch die heutigen Erweiterungsmöglichkeiten. Wir haben SAP S/4HANA also eingeführt, wie es damals üblich und richtig war – ganz klassisch, im Grunde wie ein ECC-System, wenn ich auf die Funktionen und Prozesse schaue“, ergänzt er.

2022 war das Unternehmen schließlich an einem Punkt angekommen, an dem die bestehenden Verträge zu SAP S/4HANA hätten verlängert werden müssen. Dies aber hätte eine Festlegung für weitere Jahre auf On-Premise zur Folge gehabt.

„Für mich war das der Moment, um zu sagen, dass wir den Wechsel in die Public Cloud für uns prüfen müssen – ein zwar noch sehr junges Betriebsmodell für SAP, aus unserer Sicht aber das Betriebsmodell mit dem größten Potenzial für die Zukunft“, so Thomas Pasquale. „Die Public Cloud setzt auf den Standard – und sie ist auch aller Voraussicht nach der künftige ERP-Standard.“

„GAMBIT ist ein stark wachsendes, sehr innovatives Unternehmen. Und unser Unternehmen steht derzeit vor den gleichen Herausforderungen wie viele unserer Kunden aus Industrie und Mittelstand – ob nun bezogen auf die Dynamik der Märkte, wenn es darum geht, Komplexität zu reduzieren, mit Blick auf flexiblere Prozesse oder auch auf die sich ändernden Wünsche von Mitarbeitenden“, erklärt er. „Und weil wir uns intensiv in der Beratung und für unser eigenes Business mit diesen strategischen Treibern und möglichen Lösungen befassen, war mir klar, dass die Public Cloud auch für uns bei GAMBIT auf lange Sicht den größten Nutzen bringen kann.“

Um die Eignung der Public Cloud als Betriebsmodell für GAMBIT zu verifizieren, führte das Unternehmen Mitte 2022 zunächst eine Vorstudie durch. „Wir wollten den Wechsel nicht überstürzen, sondern die Machbarkeit und den Mehrwert mit Daten und Fakten belegen“, sagt Thomas Pasquale, „so, wie wir das auch anderen Unternehmen empfehlen.“

Die Experten folgten dabei dem GAMBIT-Roadmap-Programm, das sich in vielen Kundenprojekten der GAMBIT bewährt hat. Mit Hilfe einer solchen Vorstudie für SAP S/4HANA lassen sich in sechs Phasen die wichtigsten Kernfragen von Unternehmen zu einer geplanten Implementierung beantworten – von der Frage nach den strategischen Zielen, dem passenden Betriebsmodell, den Kosten und Risiken bis hin zur Analyse der Zielprozesse und dem Abdeckungsgrad des SAP-Standards.

„Das Entscheidende ist, dass Unternehmen nach einer solchen Vorstudie genau die Zahlen und Fakten haben, die sie brauchen, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können“, erklärt der GAMBIT-Geschäftsführer.

So sei es auch bei GAMBIT gewesen: „Wir haben unter anderem alle Prozesse im Unternehmen analysiert und ein Best-Practice-Mapping durchgeführt. Dieser Abgleich mit dem SAP-Standard ist enorm wichtig, denn der Abdeckungsgrad zeigt uns, ob ein standardisiertes System überhaupt geeignet ist oder zu viele individuelle Anpassungen erforderlich sind. Bei GAMBIT ergab sich eine Passgenauigkeit von 88 Prozent – ein sehr guter Wert, der belegt hat, dass die hochstandardisierte Public Cloud eine gute Option für uns ist“, sagt Thomas Pasquale.

Am Ende der Vorstudie war aber nicht nur der Best-Practice-Fit bestimmt, sondern es lagen auch gesicherte Ergebnisse zur Zielerreichung der strategischen Ziele, zur Lösung der vorhandenen Gaps, zu einer möglichen Zielsystemlandschaft sowie eine Kostenkalkulation vor. Vor allem seien keine gravierenden Unterschiede zwischen Private und Public Cloud zu erkennen gewesen, sodass alles für den Wechsel in die Public Cloud gesprochen habe, so Thomas Pasquale.

„Gleichzeitig wussten wir, dass die Umstellung für viele unserer Mitarbeitenden massiv sein würde, weil sich mit diesem Schritt in ein hochstandardisiertes und Internet-basiertes ERP-System wirklich viel ändert – und zwar eben nicht nur die Arbeitsoberfläche von GUI nach Fiori“, sagt der GAMBIT-Geschäftsführer.

„Im Finanzwesen zum Beispiel gibt es ein paar Prozesse, die derzeit immer noch etwas langsamer laufen als gewohnt oder im Einzelfall nicht mehr so funktionieren wie früher und damit ein Umdenken erforderlich machen – zum Beispiel im Bereich der Verrechnungen. Das löste anfangs bei einigen Mitarbeitenden keine Begeisterung aus, die täglich damit arbeiten, und sich nun noch an die neue Welt gewöhnen müssen“, so Thomas Pasquale.

„Ich habe daher in vielen Gesprächen immer die hohe strategische Bedeutung des Projekts betont – und zwar nicht nur für unser eigenes Business, sondern auch für uns als SAP-Partner, der andere Unternehmen berät und begleitet“, erläutert Thomas Pasquale. „Zudem habe ich darauf verwiesen, dass es mit der Public Cloud auch viele performantere Bereiche als früher gibt und dass das Tempo von Neuerungen und Anpassungen durch SAP enorm hoch ist. Man darf nie vergessen: Auch SAP S/4HANA hatte anfangs noch so einige Kinderkrankheiten. An die erinnert sich aber heute kaum noch jemand, weil sie längst gelöst sind!“

Angesichts zum Teil erheblicher Veränderungen ist das Thema Change Management in solchen Projekten ein zentraler Erfolgsfaktor. „Der Wandel muss intensiv begleitet werden, am besten vom ersten Tag an“, betont daher Simone Sender del Castillo, Projektleiterin der Public-Cloud-Implementierung bei GAMBIT.

„Selbst wir als Beratungsunternehmen mit einem eigenen Change-Management-Bereich hätten hier anfangs durchaus noch mehr tun können. Das war ein wichtiges Learning für alle Kundenprojekte, die nun kommen. Und dies gilt vor allem auch für die Zeit, die man in einem solchen Projekt für das Training und die Schulung der Mitarbeitenden veranschlagt – auch hier sollte man lieber etwas mehr als zu wenig Zeit einplanen. Unsere interne Finanzabteilung zum Beispiel ist von einem stark angepassten System mit höchster Individualisierung zum nicht anpassbaren SAP-Standard gewechselt – das ist eine massive Umstellung, die man mit Trainings und Tests laufend begleiten und über die man immer wieder sprechen muss“, so Simone Sender del Castillo.

An dieser Stelle zeige sich zugleich aber auch, so Sender del Castillo, welche Hebel für die Effizienz mit der Einführung der Public Cloud verbunden seien, denn sie erspare es einem Unternehmen nicht, sich intensiv mit allen Prozessen und Abläufen zu beschäftigen. „Nein, sie zwingt ein Unternehmen sogar dazu“, betont die Beraterin.

„In Key-Design-Workshops mit dem operativen Fachbereich haben wir genau das getan und zum Beispiel entschieden, künftig bei der Rechnungsverarbeitung auf KI zu setzen – und Prozesse so weiter zu automatisieren und Mitarbeitende zu entlasten“, sagt Simone Sender del Castillo.

Die Design-Phase ist Teil der Implementierung der Public Cloud, die von September 2022 bis Juni 2023 erfolgte. Die GAMBIT-Experten nutzen das GAMBIT-Vorgehensmodell, das auf der SAP-Activate-Methodik basiert und von GAMBIT um wichtige Aspekte erweitert wurde. In der Discover-Phase kam das Starter-System der SAP für die Public Cloud zum Einsatz, um die eigenen Prozesse gegen den Best-Practice-Standard in der Public Cloud zu testen.

Eine zeitgemäße und digitale Architektur für SAP S/4HANA folgt nach dem Beratungsansatz der GAMBIT stets bestimmten Designprinzipien. Dazu gehört zuvorderst der Clean Core von SAP S/4HANA mit den SAP Best Practices, der im Gegensatz zu früher modifikationsfrei bleibt. Erweitert wird dieser „saubere Kern“ über verschiedene Erweiterungsoptionen über das Extensibility Framework, die Business Cloud Apps der SAP, eigene Entwicklungen mit Cloud-Apps oder auch durch die Integration von Umfeldsystemen – alles verbunden über API-Schnittstellen, die eine Echtzeitkommunikation ermöglichen.

Im Falle der Public-Cloud-Einführung nutzte GAMBIT verschiedenste SAP Best Practices, unter anderem den Kontenplan YCOA, die Professional Services im Projektsystem, eine aufwandsbezogene Faktura und – es gibt bei der Public Cloud dazu keine Alternative – die neue User Experience SAP Fiori.

Darüber hinaus erweiterte GAMBIT die Public Cloud mithilfe des Extensibility Frameworks zum Beispiel um vorgefertigte CDS-Views und bestimmte kundeneigene Felder, nutzt digitale SAP-Cloud-Apps wie Concur zur Reisekostenabrechnung oder Side-by-Side-Apps für ein Umsatzforecasting. Nicht zuletzt integrierte das Unternehmen verschiedene Umfeldsysteme wie Jira für den Support oder das GAMBIT-Tool Kimai II zur Zeiterfassung von Beratungsleistungen.

Nach Ansicht von Thomas Pasquale hat sich der Umzug der GAMBIT in die Public Cloud bereits jetzt ausgezahlt. „Wir konnten interne Prozesse optimieren, die Datentransparenz weiter steigern, die Planungssicherheit erhöhen und verfügen nun über Strukturen, mit denen wir weiter wachsen können. Ganz klar: Die Public Cloud ist das technologische Fundament für unsere weitere Geschäftsentwicklung, das Fundament für eine erfolgreiche Zukunft.“

Vor allem auch der strategische Nutzen für GAMBIT als Beratungsunternehmen und damit für die Kunden sei enorm, so Thomas Pasquale: „Wir haben in diesem Projekt viel erfahren und jede Menge Know-how aufgebaut, was sich in jedem Fall für unsere Kunden bezahlt machen wird. Außerdem wollten wir aus den Fehlern lernen, die man in einem solchen Projekt machen kann und sie lieber selbst machen – anstatt unsere Kunden in ihren Projekten. Die Public Cloud kennen und verstehen wir nun aus dem Effeff und lernen in der täglichen Anwendung weiter dazu. Für mich ist dieses Projekt daher ein echtes Leuchtturmprojekt – und zwar mit Mehrwert für alle Seiten.“