Beste Basis für weiteres Wachstum

„Unsere Ziele? Wir wollten die Prozesse im Unternehmen optimieren und unsere Strukturen verbessern – und beides haben wir mit dem Implementierungsprojekt erreicht“, sagt Dr. Andrea Eckelhoff, Bereichsleiterin Informationssysteme und Zentrale Verwaltung und eine der Projektleiterinnen der GNS aus Essen.

„Dafür haben wir SAP S/4HANA nicht nur technisch konvertiert, sondern das System komplett neu aufgesetzt, SAP dabei als führendes System etabliert und zugleich die Zahl der vorhandenen Sub-Systeme reduziert, die nicht von SAP stammen – im Ergebnis mit SAP S/4HANA also eine schlankere und dauerhaft flexiblere IT-Landschaft auf den Weg gebracht.“

Die GNS Gesellschaft für Nuklear-Service mbH führte die Greenfield-Implementierung mit GAMBIT von Oktober 2020 bis Januar 2022 durch. Vorausgegangen war dem Projekt eine gemeinsame Vorstudie mit der Erarbeitung einer Roadmap für SAP S/4HANA, die Mitte 2019 begonnen worden war.

„Mit dem Vorprojekt haben wir die Grundlage für die Implementierung gelegt“, so Ralf Schoolmann, Projektmanager und GAMBIT-Projektleiter des GNS-Projekts, „und daher wussten wir auch genau, welche strategischen Ziele auf welche Weise erreicht werden sollen und welche Arbeiten zu erfolgen haben – etwa mit Blick auf die Optimierung von Prozessen.“

Die GNS arbeitete vor der Umstellung mit SAP ECC 6.0 mit Erweiterungspaket EHP6. Das Unternehmen verfügte über eine zweistufige Systemlandschaft aus Entwicklungs- und Produktivsystem. Im Rahmen der SAP-S/4HANA-Einführung bauten die Experten eine dreistufige On-Premise-Systemlandschaft aus einem Entwicklungs-, einem Produktiv- und einem Testsystem auf.

Weitere Projekte zeitgleich zur Implementierung

Eine der Besonderheiten des GNS-Projekts war, dass neben der Implementierung zeitgleich noch eine ganze Reihe anderer Projekte umgesetzt werden mussten, für die es jeweils weitere Umsetzungspartner gab.

• So wurde zum Beispiel das automatisierte Hochregallager der GNS am Standort Mülheim vom Dienstleiter Viastore einer technischen Modernisierung (Retrofit) unterzogen. Dazu tauschten die Spezialisten unter anderem die Steuertechnik aus und erneuerten die Fördertechnik im Lager.
  
• Die Technik im Hochregallager wurde zudem – aufgrund der für SAP S/4HANA notwendigen Umstellung vom Warehouse Management (SAP WM) auf das Extended Warehouse Management (SAP EWM) – durch den Dienstleister Prismat direkt mit einem SAP EWM unter SAP S/4HANA verbunden. SAP EWM unterstützt Unternehmen – mit einem erweiterten Funktionsumfang gegenüber SAP WM und vielen automatisierten Prozessen – bei der gesamten Lagerlogistik und Lagerverwaltung.
  
• Außerdem stellte der für GNS neue HR-Dienstleister iCon (heute: EPI-USE GmbH) das vorhandene ESS-Portal (Employee Self Service) im Rahmen einer „Re-Implementierung“ auf das WebDynpro-basierte SAP-ESS-Portal um – ebenfalls in einem parallelen Projekt. Mit SAP ESS können Mitarbeitende viele Personaldaten eigenständig erfassen, verwalten und auswerten.

Die Vielzahl der zum Teil auch neuen Projektpartner hatte einen erhöhten Koordinations- und Kommunikationsbedarf zur Folge, sodass bereits im Vorprojekt Meetings etabliert wurden, um die verschiedenen Projekte in die Gesamt-Roadmap und Projektkoordination zu integrieren. GAMBIT übernahm im Gesamtprojekt letztlich die Koordination der externen Partner und agierte damit quasi als Generalunternehmen.

Ziele des Projekts erreicht

Neben der Ablösung von SAP ECC und der Vereinfachung der IT-Landschaft verfolgte die GNS mit der Einführung von SAP S/4HANA weitere zentrale Ziele, wie vor allem die zunehmende Ausrichtung der GNS auf internationale Märkte und Kunden.

Darüber hinaus sollte die Einführung von SAP S/4HANA den Umgang mit einigen regulatorischen Anforderungen erleichtern – wie beispielsweise dem amerikanischen ASME-Code, dem weltweit führenden Regelwerk zur Konstruktion, Herstellung und Prüfung von Druckgeräten und druckführenden Komponenten, bei der internationalen Rechnungslegung oder beim Fast Close für die schnellere Erstellung und Veröffentlichung des Jahresabschlusses.

Der Go-live Anfang Januar 2022 verlief schließlich ohne wesentliche Probleme. Vorausgegangen war dem Go-Live dabei noch eine intensive Trainings- und Testphase. Beim Go-live selbst wurden alle GNS-Prozesse – mit Ausnahme von Human Resources – in das neue SAP-S/4HANA-System übernommen.

„Nur durch die gute Zusammenarbeit der internen und externen Projektbeteiligten über die gesamte Projektlaufzeit konnten wir das Projekt erfolgreich meistern. Auch der umfangreiche Cut-Over-Plan – mit 1.100 Zeilen – und die damit verbundene Planung zum Go-Live hat zum Erfolg geführt“, so Daniel Schlick, Leiter IT-Anwendungen, und Yvonne Staisch, Leiterin Finanz- und Rechnungswesen der GNS und Teil der GNS-Projektleitung nach dem Go-Live. „Die Herausforderung der Umstellung ist gemeistert, jetzt startet die nächste Herausforderung: der Alltag!“