Die Eigenentwicklung der METRO ist historisch gewachsen und komplex, bietet für das Unternehmen aber mehrere Vorteile: Durch die metrospezifische Logik im MMS-IC ist es zum Beispiel kaum erforderlich, Rechnungen manuell nachzubearbeiten. In Deutschland zum Beispiel werden bereits weit mehr als 90 Prozent aller Rechnungen automatisch abgeglichen. Darüber hinaus ergibt sich durch die Rechnungsprüfung mit Hilfe von MMS-IC ein hoher monetärer Nutzen für das Unternehmen.
Aber das System hat auch Nachteile: Aufgrund der Komplexität der Anwendung kann die METRO neue Länder nur schwer in MMS-IC integrieren, die Fehleranfälligkeit ist hoch. Viele Anpassungen erfordern zudem beträchtliches Expertenwissen, anders als dies zum Beispiel in einem Standard-System der Fall ist. Die Komplexität des Systems – vor allem aufgrund alter und nicht mehr benötigter Kodierungen oder unnötiger Inhalte – verlangsamt und erschwert außerdem viele Abläufe.
Um die IT-Services und -Lösungen bei METRO kümmert sich die METRO Digital. Die METRO Digital ist die Tech-Unit von METRO und unterstützt sämtliche METRO Länder weltweit.
Rund 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Deutschland und Rumänien bieten ein breites Leistungsspektrum. Dazu gehört die Beratung bei Geschäftsprozessen, Entwicklung, Realisierung und Betreuung von Unternehmenslösungen, der Betrieb von Rechenzentren und Netzwerken sowie die Betreuung des IT-Equipments.
Am Anfang des Projekts mit GAMBIT Consulting stand daher die Frage im Raum, ob ein Festhalten an der Eigenentwicklung überhaupt Sinn macht – oder ob der Wechsel zum SAP-Standard nicht die bessere Lösung sein könnte. Die METRO Digital hatte insgesamt das Ziel, die Rollout-Fähigkeit von Kernprozessen bei der Integration neuer Länder zu beschleunigen. Zudem wollte sie die Prozesse bei der Rechnungsprüfung weiter verbessern und die Abhängigkeit von Expertenwissen reduzieren.
In mehreren Workshops stellte METRO Digital den Experten der GAMBIT daher zunächst die aktuellen Prozesse im MMS-IC vor, inklusive aller relevanten Schnittstellen. Gemeinsam analysierten die Teams die IST-Situation. Die Rolle von GAMBIT bestand im Folgenden darin, den metrospezifischen Prozess im MMS-IC zu bewerten, Alternativen aufzuzeigen und eine Empfehlung zu erarbeiten.
GAMBIT zog bei der Analyse auch die Implementierungsvariante für die Abwicklung der Rechnungskontrolle im SAP-Standard SAP VIM (SAP Vendor Invoice Management) in Betracht, und zwar mit allen prozessualen, zeitlichen und kostenbezogenen Konsequenzen. Das strategische Ziel des Projekts war es, am Ende ein stabiles, transparentes und sicheres System zu schaffen, das zudem den Anforderungen einer SAP S/4HANA Konvertierung entspricht.
Ergebnis der GAMBIT-Analyse war, dass der SAP-Standard im Falle der METRO keine Verbesserung bringen würde und einige Prozesse sogar erschwert werden würden. Überdies müsste SAP MM (Einkauf & Bestandsführung) für 17 Landesgesellschaften eingeführt werden – ein enormer Kostenfaktor.