So beginnt die Zukunft des Finanzwesens

Was braucht es, um sich mit einem Unternehmen in der ersten Liga zu halten und die eigene Position am Markt weiter zu stärken? Und welchen Beitrag kann dazu ein zeitgemäßes Finanzmanagement leisten – gerade auch angesichts von Herausforderungen wie Digitalisierung, Klimawandel oder auch De-Globalisierung?

Mit diesen Fragen beschäftigte sich vor einiger Zeit auch die EMEA Gases Division der Linde plc. Die Verantwortlichen waren auf der Suche nach einer Lösung für das Finanzwesen – einer Lösung, mit der künftig verlässliche Zahlen für das Management zur Verfügung stehen und mit der Linde gut gerüstet für die Zukunft ist.

Bei der Recherche stießen sie schließlich auf SAP Central Finance – eine zentrale Plattform der SAP für Finanzen, Controlling, Reporting und Konsolidierung.

Mithilfe von Shares Services können Unternehmen mit SAP Central Finance außerdem zahlreiche Finanzprozesse vereinfachen, da Transaktionen und Analysen zusammengeführt werden. Dies gilt zum Beispiel für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen, für ein zentrales Cash Management, für Abschlüsse und Konsolidierung oder ein zentrales Reporting.

„Die Lösung erschien uns direkt sehr gut geeignet, um unsere Anforderungen an ein modernes Finanzsystem abbilden zu können. So lassen sich mit Central Finance auch weitverzweigte ERP-Landschaften harmonisieren und zentralisieren – ein für uns ganz wichtiger Aspekt bei insgesamt 200 legalen Einheiten und vielen verschiedenen ERP-Systemen in EMEA“, sagt Hannes Mayer, Head of Controlling REE und EMEA Central Finance Project Manager bei Linde.

Um alle Anforderungen und Umsetzungsoptionen für die Implementierung von SAP Central Finance als mögliche Finanzplattform für Reporting, Unternehmensprozesse und Financial Shared Services zu prüfen, gab Linde daher zunächst eine Vorstudie für Central Finance in Auftrag.

Als Beratungs- und Umsetzungspartner für diese Vorstudie entschied sich das Unternehmen – auf der Basis des GAMBIT-Vorgehensmodells und nach weiteren Überlegungen – für eine Kooperation von GAMBIT mit der Unternehmensberatung Accenture, einer Beratung, mit der Linde schon länger zusammenarbeitet.

„Für Konzerne wie Linde ist Central Finance eine hervorragend geeignete Lösung“, sagt André Schwarz, Projektleiter der GAMBIT für dieses Projekt und einer der führenden Experten für SAP Central Finance.

„Mit Central Finance können Unternehmen ein zentrales Finanzsystem etablieren, in das dann Daten aus unterschiedlichsten Systemen mit verschiedenen Datenstrukturen aus Finanzwesen und Controlling überführt werden können. So hat der CFO in Echtzeit alle KPIs und Finanzdaten direkt auf dem Tisch – und das hervorragend auswertbar in übersichtlichen und modernen Diagrammen und Grafiken“, so André Schwarz.

Im Rahmen der drei Monate dauernden Vorstudie prüften die Berater:innen und Projektbeteiligten insbesondere Machbarkeit, Risiken und Nutzen einer Central-Finance-Einführung. Zudem erarbeiteten sie eine passende Architektur.

Eines der Ergebnis der Vorstudie war, dass alle Berichts- und Prozessanforderungen von Linde als zu 100 Prozent umsetzbar bewertet wurden. Die Berater:innen ermittelten darüber hinaus einen hohen Standardisierungsgrad von über 90 Prozent. Dieser beruhte weitgehend auf Untersuchungen und Bewertungen auf „Feldebene“.

„Ein weiteres Ergebnis betraf die Gesamtkomplexität der Umsetzung. Wir haben sie aufgrund unserer Analysen und Untersuchungen größtenteils als gering eingestuft – speziell mit Blick auf die künftige Central-Finance-Architektur, die eingebetteten Prozesse und Reportings sowie das Target-Data-Operating-Modell“, so André Schwarz.

Als Zeitrahmen für eine Einführung ergab die Vorstudie, dass eine Pilotplattform innerhalb von neun Monaten aufgebaut werden kann. Das Pilotprojekt sollte dabei für zwei SAP-Systeme und Microsoft Dynamics-Navision als Non-SAP-System in Ungarn, Finnland und Bulgarien durchgeführt werden.

Die Vorstudie wurde „in time“ und „in budget“ durchgeführt. Entscheidend für den Erfolg waren dabei die gute Zusammenarbeit, der Kompetenz-Mix und die hohe Professionalität der Beteiligten von Linde, Accenture und GAMBIT.

Aufgrund dieses Erfolgs entschlossen sich die beiden Unternehmensberatungen nach der Vorstudie, Linde die erfolgreiche Kooperation als Arbeitsmodell für die Pilotphase zu empfehlen und sich als Bieterteam zusammenzuschließen.

Nach der Angebotsphase und der Entscheidung von Linde, auch das Pilot-Projekt mit GAMBIT und Accenture durchzuführen, starteten die Beteiligten die Einführung als Joint Venture. GAMBIT war dabei im Projekt für die gesamte Einrichtung des SAP-Central-Finance-Systems, für alle für das Business relevanten Fragen und den STL-Server zuständig. Accenture hingegen kümmerte sich vor allem um die erforderlichen Schnittstellen und den Bereich Entwicklungen.

Die Schwerpunkte des Pilot-Projekts lagen im Bereich KPI-Reporting, bei den Unternehmensprozessen, der Konsolidierung und dem Stammdatenmanagement. Des Weiteren etablieren die Experten im Rahmen der Pilot-Einführung die buchhalterische Ergebnisrechnung CO-PA und das Reporting über CDS-Views.

„Projekte dieser Größenordnung haben immer auch ihre Herausforderungen und bei diesem haben wir das schon ganz zu Beginn gemerkt“, erzählt André Schwarz von GAMBIT. „Beim ersten Laden der Daten aus den Quellsystemen sind uns leider direkt zahlreiche falsche Kontierungsobjekte und fehlerhafte Buchungsdaten aufgefallen. Wir mussten daher gleich am Anfang zusätzliche Validierungen einbauen, damit die Daten korrekt sind, die im Central Finance ankommen.“

„Die eine oder andere Hürde mussten wir nehmen, das stimmt“, ergänzt Hannes Mayer von Linde. „Die Atmosphäre im ganzen Projektteam war aber stets gut, kooperativ und lösungsorientiert. So konnten wir den Termin für den Go-live halten und haben die perfekte Basis für den EMEA-Roll-out gelegt. Insgesamt ist das gesamte Projekt aus unserer Sicht wirklich sehr gut gelaufen – und heute bei Linde hoch angesehen.“