HAMBURG WASSER: Auf dem Weg zu SAP S/4HANA

Jemand in Hamburg dreht den Wasserhahn auf und heraus kommt: Frisches Leitungswasser. Was einfach klingt, ist in Wahrheit das Resultat unzähliger, komplexer Prozesse im Hintergrund, die allesamt durch HAMBURG WASSER gesteuert werden.

Um diese Prozesse zu bewältigen, nutzt der langjährige SAP-Kunde HAMBURG WASSER ein SAP-ECC-System, das über die letzten 20 Jahre immer komplexer, aber damit auch immer ineffizienter und schwerer zu warten geworden ist. Daher stellte sich dem Unternehmen die Frage, auch mit Blick auf das Wartungsende von SAP ECC: Wie kann unter diesen Umständen der Umstieg auf SAP S/4HANA gelingen?

Die Herausforderung in ihre Einzelteile zerlegen

So begann 2023 die Zusammenarbeit zwischen HAMBURG WASSER und GAMBIT Consulting mit dem Auftrag, eine Voruntersuchung (Roadmap-Programm) für SAP S/4HANA durchzuführen.

Was dabei schnell klar wurde: Im Fall von HAMBURG WASSER kann die bevorstehende Implementierung nicht als einzelne Herausforderung betrachtet werden. „Wir haben gleich zu Beginn gemeinsam drei Bereiche identifiziert, die wir einzeln untersuchen wollten“, sagt Christopher Lim, Projektleiter bei GAMBIT Consulting. „Einmal den Kern des ERP-Systems, also die zentralen SAP-Prozesse. Dann die Branchenlösung SAP IS-U für Ver- und Entsorgungsunternehmen. Und schließlich das Modul SAP HCM für den Bereich Personal.“

Am Ende der Vorstudie sollte also nicht ein allumfassender Weg zu SAP S/4HANA identifiziert werden, sondern drei Wege – zugeschnitten auf die Anforderungen des jeweiligen Bereiches. „Das Ziel war allerdings in allen drei Bereichen dasselbe“, sagt Markus Fischbach, Projektmanager bei HAMBURG WASSER. „Es lautete: Unsere Unternehmensprozesse zu harmonisieren und standardisieren, sowie unser ERP-System insgesamt wieder effizienter und schneller zu machen – und unsere Datenqualität zu verbessern. GAMBIT sollte uns dabei helfen, die Basis für fundierte und zielgerichtete Entscheidungen zu schaffen.“

Alle Richtlinien stressfrei erfüllen

Das Wartungsende von SAP ECC und der Wunsch nach mehr Effizienz waren nicht die einzigen Anforderungen, die HAMBURG WASSER beim Umstieg auf SAP S/4HANA im Auge behalten musste. Als zweitgrößtes kommunales Wasserver- und Entsorgungsunternehmen ist der Konzern an die Vorgaben der Stadt Hamburg gebunden. Das bedeutete unter anderem, dass das neue System funktionierende Schnittstellen zu den Systemen der Stadt benötigte. Zudem galt es, den Kontext des Konzerns nicht aus den Augen zu verlieren – und auch interne Schnittstellen optimal mitzugestalten.

Das 6-stufige GAMBIT-Roadmap-Programm

Das GAMBIT-Roadmap-Programm hat sich schon vielfach bewährt – und dies bei den unterschiedlichsten Kunden. Auch bei HAMBURG WASSER stellten die Berater:innen die verschiedenen Umstiegsmöglichkeiten auf den Prüfstand, jeweils gesondert für ERP-Core, IS-U und HCM. Mithilfe von Strategieinterviews mit dem Top-Management wurde zunächst die strategische Ausrichtung des Konzerns untersucht, die Anforderungen und Wünsche für das neue System erfasst und mögliche Spannungsfelder identifiziert.

Im Zuge der Voruntersuchung erstellten die GAMBIT-Berater:innen eine Fit-Gap-Analyse für die verschiedenen Wege nach SAP S/4HANA, sowie der grundsätzlich mit SAP S/4HANA möglichen Betriebsmodelle: On-Premise, Private Cloud oder Public Cloud.

„Letztlich haben wir im Rahmen der Untersuchung festgestellt, dass es Sinn ergeben hat, die drei identifizierten Bereiche tatsächlich einzeln zu betrachten“, sagt GAMBIT-Projektmanager Christopher Lim. „Unsere Empfehlungen unterscheiden sich nämlich pro Bereich.“

• Für die betrachteten ERP-Core-Prozesse bestanden hohe Standard-Fit-Werte für die Private Cloud mit Greenfield-Ansatz.
• Für die Branchenlösung IS-U empfahl GAMBIT eine Umsetzung in der Private Cloud über den Brownfield-Ansatz.
• Für die Ablösung der derzeitig eingesetzten HCM-Lösung, kann sich HAMBURG WASSER auf der Basis der Vorstudie zwischen einem Umstieg auf SAP Success Factors in der Public Cloud und einem Umstieg auf SAP HCM for S/4HANA (H4S4) On-Premise entscheiden mit der Option HCM auch in die Private Cloud Lösung zu überführen, wenn sich Skalenvorteile ergeben.

Weg frei für die Zukunft

Die Umsetzung der Roadmap lieferte HAMBURG WASSER klare und fundierte Fakten.

Vor allem eine Greenfield-Implementierung von SAP S/4HANA im Bereich der ERP-Core-Prozesse würde die Unternehmensprozesse nah an die SAP Best Practices bringen und die Effizienz steigern. So würde zudem die Qualität der Daten steigen – eine wesentliche Grundlage für aussagekräftige KPIs und faktenbasierte Entscheidungen.

„GAMBIT hat unsere Prozesse durchleuchtet und uns präzise Empfehlungen gegeben“, sagt Markus Fischbach. „Jetzt liegt die Entscheidung bei uns. Dank der Zusammenarbeit zwischen GAMBIT und unserem Projektteam können wir die Entscheidungen, die vor wenigen Monaten noch undurchsichtig schienen, jetzt faktenbasiert und mit bestem Wissen treffen. Das bringt uns einen großen Schritt nach vorne – näher an eine Zukunft, wie wir sie uns wünschen.“