Was ist SAP Collections and Dispute Management?

SAP Collections and Dispute Management bietet automatisierte Prozesse zur Bearbeitung offener Posten und Streitfälle. Die Lösung verbessert die Liquidität und stärkt Kundenbeziehungen durch transparente Abläufe und Echtzeitdatenintegration in SAP S/4HANA.

Das SAP Collections and Dispute Management ist eine in SAP S/4HANA integrierte Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, die Prozesse im Forderungsmanagement sowie in der Streit- und Klärungsfallbearbeitung zu automatisieren, zu vereinfachen und transparenter zu gestalten.

Mit modernen Technologien und der Nutzung von Echtzeitdaten können Unternehmen offene Posten priorisieren, schneller bearbeiten und Streitfälle effizient klären.

Die Lösung fördert die Liquidität und verbessert gleichzeitig die Kundenbeziehungen durch strukturierte und nachvollziehbare Abläufe. Sie deckt alle wichtigen Aufgaben ab – von der Kommunikation mit Kunden über die Klärung von Zahlungsdifferenzen bis hin zur automatisierten Erstellung von Korrekturbuchungen.

SAP Collections and Dispute Management ermöglicht:

• Forderungsmanagement (Collections): Die strukturierte und priorisierte Bearbeitung offener Posten basierend auf Echtzeitdaten und individuellen Regeln.
• Klärungsfallmanagement (Dispute): Die effiziente Dokumentation, Nachverfolgung und Klärung von Streitfällen, einschließlich der Erstellung von Korrekturbuchungen.

Dank der vollständigen Integration in SAP S/4HANA kann die Lösung ohne externe Tools genutzt werden. Unternehmen profitieren von einem zentralen System, das alle relevanten Daten und Funktionen in Echtzeit bereitstellt.

In der Regel verläuft der Prozess wie folgt:

• Ein Kunde hat eine offene Rechnung für eine erbrachte Leistung oder ein geliefertes Produkt.
• Beim Eingang der Zahlung wird festgestellt, dass der überwiesene Betrag nicht vollständig ist, wodurch ein Restbetrag offen bleibt.
• Für diese Differenz wird ein Klärungsfall angelegt, da die Zahlung nicht mit der ursprünglichen Forderung übereinstimmt.
• Der Fall wird entweder durch eine Nachzahlung des Kunden oder durch die Ausstellung einer Gutschrift abgeschlossen, sodass die Differenz automatisiert ausgeglichen wird.

Das SAP Collections and Dispute Management kombiniert intuitive Benutzeroberflächen mit leistungsstarken Automatisierungs- und Workflow-Funktionen.

Die Funktionen lassen sich in zwei Hauptbereiche unterteilen:

Funktionen im Forderungsmanagement (Collections):

• Automatisierte Priorisierung: Offene Posten werden anhand von Kriterien wie Fälligkeit, Höhe der Forderung oder Kundenzahlungsverhalten priorisiert.
• Arbeitslisten: Fiori-basierte Arbeitslisten bieten eine intuitive und übersichtliche Darstellung der zu bearbeitenden Posten.
• Kundenkommunikation: Direkte Kontaktmöglichkeiten über E-Mail oder integrierte Kommunikationsfunktionen.
• Workflow-gestützte Erinnerungen: Automatische Erinnerungen und Eskalationen bei nicht bezahlten Forderungen.
• Detaillierte Kundenübersichten: Anzeige aller relevanten Informationen zu Kunden, einschließlich offener Posten, Zahlungsplänen und Historie.

Funktionen im Klärungsmanagement (Dispute):

• Anlage und Verwaltung von Klärungsmanagement: Klärungsfälle können direkt aus offenen Posten erstellt und mit den entsprechenden Belegen verknüpft werden.
• Dokumentation und Nachverfolgung: Sämtliche relevanten Informationen, wie Kommentare, Dokumente und Korrespondenzen, werden zentral dokumentiert.
• Workflows zur Bearbeitung: Klärungs- und Freigabeprozesse können über Workflows gesteuert werden.
• Automatisierte Korrekturbuchungen: Nach Klärung eines Klärungsfalles können Rückbuchungen oder Gutschriften automatisch erstellt werden.
• Transparente Protokollierung: Alle Schritte im Klärungsfallprozess werden nachvollziehbar dokumentiert.

Durch die Nutzung von Echtzeitdaten und automatisierten Prozessen bietet das SAP Collections and Dispute Management zahlreiche Vorteile, sowohl auf operativer als auch auf strategischer Ebene.

Vorteile im Überblick:

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse und priorisierte Arbeitslisten reduzieren den manuellen Aufwand und beschleunigen die Bearbeitung.
• Verbesserte Liquidität: Schnellere Klärung von offenen Posten und Streitfällen führen zu einem stabileren und verbesserten Cash Management.
• Transparenz: Dashboards und detaillierte Berichte ermöglichen eine einfache Nachverfolgung und Analyse von Forderungen und Klärungsfällen.
• Optimierte Kundenkommunikation: Direkte und strukturierte Kontaktmöglichkeiten verbessern die Kundenbeziehung und erhöhen die Zahlungspünktlichkeit.
• Frühzeitige Klärung: Unstimmigkeiten und Differenzen werden frühzeitig erkannt, was die Konsolidierung vereinfacht.

Das SAP Collections and Dispute Management ist eine Out-of-the-Box-Lösung, die standardmäßig in SAP S/4HANA integriert ist. Es sind keine zusätzlichen Lizenzkosten erforderlich, und die Nutzung ist direkt nach der Implementierung von SAP S/4HANA möglich.