SAP HCM

SAP HCM: Hintergründe, Funktionen und zukünftige Ausrichtung

Als vollwertiges, umfangreiches Personalwirtschaftssystem stellt SAP HCM alle Funktionalitäten bereit, die für das Personalmanagement notwendig sind. Sämtliche Personalthemen werden zentral zusammengeführt. Auf dieser Seite beantworten wir alle wichtigen Fragestellungen rund um die HR-Lösung. Zudem befassen wir uns mit der zukünftigen Ausrichtung der SAP-Systemwelt im Bereich des Personalmanagements.

Was ist SAP HCM?

Bei SAP HCM (SAP Human Capital Management) handelt es sich um ein Personalwirtschaftssystem. Als Nachfolger von SAP HR beinhaltet es sämtliche Funktionen, die für die Personalverwaltung, die Abrechnung, das Bewerber-Management und die Personalentwicklung relevant sind. Darüber hinaus verbindet SAP HCM das Personalmanagement und die Personalführung mit mehrstufigen Beantragungs- und Genehmigungsprozessen. Eng verknüpft ist das System zudem mit der Organisationsstruktur, wodurch hierarchieabhängige Vorgänge automatisiert werden können. Die Anpassung an unternehmensindividuelle Gegebenheiten ist mithilfe einer Integration zahlreicher Teilmodule möglich. Diese möchten wir im Folgenden detailliert betrachten.

Welche Module beinhaltet SAP HCM?

SAP HCM ist ein äußerst umfangreiches Personalmanagementsystem. Sämtliche Bestandteile der HR-Lösung zu beschreiben, würde den Rahmen dieses Lexikons sprengen. Wir konzentrieren uns daher auf die wichtigsten Module, denen alle Teilmodule und Zusatzfunktionen untergeordnet sind:

• Personaladministration (PA)
• Personalzeitwirtschaft (PT)
• Personalabrechnung (PY)
• Organisationsmanagement (OM)
• Personalentwicklung (Talentmanagement)
• Veranstaltungsmanagement (PE)
• Personalbeschaffung (PB)

Personaladministration (PA)

In PA, der Personaladministration, laufen alle Fäden des Human Capital Managements zusammen. Dreh- und Angelpunkt ist hierbei der Personalstammsatz, welcher für jeden Mitarbeiter existiert. Diese „digitale Personalakte“ ersetzt papiergebundene Vorgehensweisen und sorgt dafür, dass sämtliche Personaldaten jederzeit in aktueller Form vorliegen.

Neben allgemeinen Mitarbeiterstammdaten wie Personalnummer, Name und Adresse werden Informationen wie Organisationseinheit (Abteilung), Tarif und Tarifgruppe hinterlegt. Jeder dieser Einträge erhält einen Gültigkeitszeitraum, wodurch im Laufe der Zeit eine Historie entsteht. Diese zeitliche Zuordnung sorgt für hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Veränderungen. Insgesamt entlastet SAP HCM die Personalabteilung deutlich von administrativen Tätigkeiten, wodurch Freiräume für strategisch wichtigere Aufgaben wie das Recruiting und die Personalentwicklung entstehen.

Ein wichtiges und daher erwähnenswertes Teilmodul der Personaladministration ist „Personalkostenplanung und -simulation (PA-CP)“. Auf Basis von Personalstammdaten, Abrechnungsergebnissen und weiteren Datenquellen ermöglicht PA-CP eine transparente und systematische Personalkostenplanung. Zudem lassen sich verschiedene Szenarien wie Gehaltsanpassungen oder Personalzugänge und -abgänge simulieren. Auch Umstrukturierungen der Organisation können in der Planung berücksichtigt werden. Darüber hinaus lassen sich die Planungsergebnisse als Grundlage für die Finanzplanung direkt an das Controlling (CO) übergeben.

Personalzeitwirtschaft (PT)

Die Personalzeiterfassung ist mittlerweile in fast allen Branchen Pflicht. In der Praxis erfolgt sie entweder durch eine Selbstpflege der Arbeitszeiten durch die Mitarbeiter oder über Zeiterfassungsterminals. Zudem verfügen viele Unternehmen über Zeitbeauftragte, die manuelle Eingaben oder Korrekturen vornehmen. Alle drei Ansätze werden von SAP HCM PT unterstützt.

Im Sinne eines möglichst hohen Automatisierungsgrads empfiehlt sich die Zeiterfassung über Terminals oder vergleichbare Technologien. Über Schnittstellen werden die Zeitbuchungen sofort in das SAP-System übergeben und bilden dort die Grundlage für Folgeprozesse wie die Personalabrechnung. Außerhalb der Geschäftsräume ist eine browserbasierte Zeiterfassung im Self-Service denkbar. Auch diese Möglichkeit bietet SAP an. Des Weiteren unterstützt SAP HCM klassische Workflows der Personalzeitwirtschaft - beispielsweise die Beantragung von Gleittagen, Nachträgen und Korrekturen.

Personalabrechnung (PY)

Die dritte wichtige Aufgabe der Personalverwaltung ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Alle hierfür relevanten Informationen liegen in SAP HCM vor. Dies gilt für Stammdaten wie Gehaltsgruppen ebenso wie für Arbeitszeiten, verschiedene Abwesenheitszeiten, flexible Gehaltsbestandteile und Sonderzahlungen. Dank regelmäßiger Updates erfolgt die Personalabrechnung stets unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Für zusätzliche Sicherheit sorgen Simulationsläufe, die vor dem realen Abrechnungslauf durchgeführt werden können. Etwaige Fehler lassen sich hierdurch noch im Vorfeld korrigieren. Im Übrigen unterstützt SAP HCM PY auch unterschiedliche Abrechnungsperioden. Insbesondere international aufgestellten Unternehmen kommt dies entgegen.

Organisationsmanagement (OM)

Das Organisationsmanagement dient im SAP-HCM-Umfeld dazu, die gesamte Unternehmensstruktur mit ihren Organisationseinheiten abzubilden. Ebenso unterstützt das Modul die Analyse der Ablauforganisation und Personalanalysen für die Personalplanung. Stehen organisatorische Veränderungen bevor, so lassen sich diese mithilfe von SAP HCM OM planen. Nicht zuletzt stellt dieser Baustein die Basis für Funktionen wie die Laufbahnplanung und das Bewerbermanagement dar.

Personalentwicklung (Talentmanagement)

Das Talentmanagement in SAP HCM hat die Hauptaufgabe, vakante und offene Positionen mit den vorhandenen Personalressourcen abzugleichen. Dies erfolgt anhand definierter Kriterien wie Qualifikation und persönlicher Interessen. Gleichzeitig lassen sich aufgrund dieser Funktionalitäten individuelle Karriere- und Entwicklungspläne für Mitarbeiter mitsamt der zugehörigen Zielvereinbarungen im System abbilden.

Weiterhin ist zu erwähnen, dass das Talentmanagement weitere Teilmodule umfasst. Zu nennen ist etwa das Performance-Management (PEM) und Learning Solution (LSO). Als Nachfolger des Talentmanagement-Moduls gilt mittlerweile die cloudbasierte Lösung SAP SuccessFactors, die in SAP HCM integriert werden kann. Mittelfristig ist sogar davon auszugehen, dass HCM durch SuccessFactors Schritt für Schritt ersetzt wird. (Weitere Infos im Abschnitt „SAP HCM vs. SuccessFactors“)

Veranstaltungsmanagement (PE)

Das Veranstaltungsmanagement in SAP HCM steht in engem Zusammenhang mit der Personalentwicklung. Es unterstützt die Planung, Durchführung und Auswertung von Veranstaltungen wie Trainings und Weiterbildungen. So lässt sich ein kompletter Veranstaltungskatalog inklusive der Dozenten, Räume und Unterlagen im System hinterlegen. Bestehende Veranstaltungen lassen sich als Vorlage nutzen und wiederkehrend einplanen. Auch die Entgegennahme von Anmeldungen ist möglich. Nach Veranstaltungsende unterstützt SAP HCM PE die Kostenstellenzuordnung und die Rechnungsstellung. Hilfreich ist zudem eine Funktion, mit der erreichte Qualifikationen direkt in die Personalstammdaten übernommen werden können. Es wird bei Bedarf also automatisch eine Weiterbildungshistorie zu jedem Mitarbeiter erzeugt.

Personalbeschaffung (PB)

Das HCM-Modul Personalbeschaffung unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung von Vakanzen. Auch die Übertragung der Stellenanforderungen und Tätigkeitsbeschreibungen auf Online-Plattformen ist mit PB möglich. Zahlreiche Funktionen wie die Terminplanung für Vorstellungsgespräche oder Bewerbungsfristen können automatisiert angelegt und in übersichtlicher Weise nachverfolgt werden. Der gesamte Einstellungsprozess ist individuell abbildbar.

Für die Kandidaten steht eine separate Stammdatenverwaltung zur Verfügung. Somit lässt sich nicht nur ein Bewerber-Pool aufbauen, auf den bei Bedarf zurückgegriffen werden kann. Kommt es zu einer Einstellung, lassen sich die Bewerberstammdaten äußerst einfach in die neu erstellten Personalstammdaten übernehmen.

Weitere Teilmodule von SAP HCM

Wie eingangs erwähnt, enthalten die oben genannten Hauptmodule mehrere Untermodule, mit denen sich spezifische Aufgabenstellungen im HR-Umfeld abbilden lassen. Zu nennen sind insbesondere folgende Bausteine:

• ESS/MSS: Employee Self Services/Manager Self Services
• Strukturelle (dynamische) Berechtigungsvergabe
• Personalbeurteilungen

ESS und MSS entlasten die Personalabteilung durch die Digitalisierung von Workflows massiv. So ist es beispielsweise möglich, dass Mitarbeiter Prozesse wie Arbeitszeitkorrekturen, Reiseanträge oder Trainingsbuchungen im System selbstständig anstoßen. Zugangspunkte können beispielsweise der SAP Netweaver Business Client oder das Fiori Launchpad sein. Fiori-Anwendungen sind sogar auf mobilen Endgeräten einsetzbar.

Für Sicherheit und Effizienz sorgen zudem die strukturellen Berechtigungen, die in Verbindung mit dem Organisationsmanagement (OM) genutzt werden können. Anders als beim standardmäßigen SAP-Rollen- und Berechtigungskonzept erfolgt die Berechtigungsvergabe hierbei nicht statisch, sondern dynamisch. Das Funktionsprinzip: Berechtigungen werden Stellen innerhalb der Organisation zugeordnet. Nimmt ein Mitarbeiter diese Stelle ein, erhält er automatisch die passenden Berechtigungen. Dies ist nicht zuletzt ein klarer Pluspunkt hinsichtlich der IT-Sicherheit.

SAP HCM ermöglicht es außerdem, Mitarbeiterbeurteilungen abzubilden. Die hinterlegten Daten sind im System wiederum die Basis für Gehaltsanpassungen, variable Gehaltsbestandteile oder Boni. Die Beurteilungen können jedoch auch in Verbindung mit dem Veranstaltungsmanagement genutzt werden, um die Qualitätssicherung von Weiterbildungsveranstaltungen zu gewährleisten.

Welche Vorteile bietet SAP HCM für das Personalwesen in Unternehmen?

Betrachtet man Aufgabenstellungen von HR-Abteilungen, so sind diese auch heute noch überwiegend administrativer Natur. Es werden papiergebundene Personalakten geführt, Urlaubsanträge per Papier abgewickelt und sogar Arbeitszeiten manuell erfasst. In Zeiten des Fachkräftemangels und begrenzter Personalressourcen wäre es jedoch wesentlich wichtiger, sich den strategischen Zielen des Personalmanagements zu widmen.

SAP HCM bietet in zweierlei Hinsicht eine wichtige Unterstützung. Einerseits ermöglicht es eine Optimierung und Digitalisierung von Personalprozessen, andererseits beinhaltet es zahlreiche Werkzeuge, die aus personalstrategischer Sicht bedeutsam sind.

Die Vereinfachung und Verschlankung administrativer Abläufe wird unter anderem durch folgende HCM-Features erreicht:

• Digitaler Urlaubsantrag (z. B. über Web-Browser) inkl. Genehmigungsworkflow
• Zentrale, systemgestützte Pflege aller relevanten Personalstammdaten
• Konsistente Datensätze und nachvollziehbare Änderungen (Historie)
• Vollständige Datentransparenz
• Teilautomatisierung der Personalabrechnung
• Vereinfachte Zeiterfassung (Korrekturen auch im Self-Service möglich)
• Integration in weitere SAP-Module wie FI/CO

Für die Einführung von SAP HCM sprechen darüber hinaus die strategischen Komponenten des Systems. Zu nennen sind in diesem Bereich unter anderem folgende Aspekte:

• Werkzeuge für die effektive und individuelle Mitarbeiterentwicklung
• Umfangreiches Talentmanagement
• Unterstützung moderner Kanäle im Recruiting
• Unterstützung von Onboarding-Prozessen (Einarbeitung)

Im Übrigen muss SAP HCM nicht mit seinem kompletten Funktionsumfang eingeführt werden. Viele Unternehmen starten nur mit den wichtigsten Hauptmodulen wie Personaladministration, Personalabrechnung und Organisationsmanagement. Im Laufe der Zeit kommen dann weitere Module, die für das Unternehmen besonders relevant sind, hinzu.

SAP HCM vs. SuccessFactors

Was den HR-Sektor betrifft, so verfolgt SAP eine Strategie, die klar in Richtung der modernen Cloud-Lösung SAP SuccessFactors geht. Es wurde angekündigt, dass HCM auf lange Sicht komplett durch SuccessFactors abgelöst werden soll. Bemerkenswert ist hierbei nicht nur die technologische Ausrichtung, sondern auch der neue Sprachgebrauch. SAP betitelt Mitarbeiter von Unternehmen nicht mehr als „Ressource“ oder „menschliches Kapital“, sondern als „Erfolgsfaktoren“. Doch worin bestehen die technischen Unterschiede zwischen den beiden Lösungen?

Ursprünglich war SuccessFactors ein eigenständiges US-amerikanisches Unternehmen, das eine cloud-basierte Talent-Management-Suite mit Funktionen für Analysen und Kollaboration anbot. SAP übernahm das Unternehmen im Jahr 2011 und hat den Funktionsumfang seither massiv weiterentwickelt. Mittlerweile handelt es sich bei SuccessFactors um eine HCM-Komplettlösung aus der Cloud. Enthalten sind alle Funktionen aus dem klassischen SAP HCM. Zusätzlich sind jedoch einige weitere, innovative Features verfügbar. Zu nennen sind:

• (E-)Recruiting: unterstützt einen kollaborativen, objektiven und mobilen Auswahlprozess
• Onboarding: konfigurierbarer Onboarding-Prozess, der neue Mitarbeiter, Einstellungsmanager und einen sogenannten Onboarding-Buddy involviert
• Compensation: bildet sämtliche Vergütungsprozesse ab, zentrales Element ist ein Vergütungsprofil inklusive Gehaltshistorie und -positionierung
• Performance & Goals: steuert Zielvereinbarungen und Überwachung der Zielerreichung für die Leistungsbewertung
• Learning: Lernplattform, die mit zahlreichen anderen Modulen (z. B. Goal Management und Onboarding) verknüpft ist; mobil einsetzbar
• Succession and Development: steuert und automatisiert Aktivitäten der Nachfolgeplanung
• Employee Central: zuständig für die Stammdatenverwaltung sowie für die Abbildung von Personaladministration, Organisationsmanagement, Abwesenheiten und Gehaltsabrechnung (optional); Basis für Integration mit On-Premise-Lösung
• SAP JAM: Kommunikations- und Kollaborationsplattform für Mitarbeiter, ähnlich einem sozialen Netzwerk
• Analytics: ermöglicht die Erstellung von Reports für sämtliche SuccessFactors-Module

In Summe wird deutlich, dass SAP seine Innovationen im HR-Bereich auf SuccessFactors konzentriert. Die Entscheidung für eine Einführung der Plattform ist also als zukunftssicher zu bezeichnen.

SAP HCM unter SAP S/4HANA

In der neuen Software-Generation SAP S/4HANA existiert SAP HCM nicht mehr. Unternehmen, die HCM bisher integriert mit anderen Modulen genutzt haben, können aber dennoch auf SAP S/4HANA migrieren. Ermöglicht wird dies durch sogenannte Compatibility Packs, welche die gewohnten Funktionalitäten auch unter SAP S/4HANA zur Verfügung stellen. Wichtig zu wissen ist jedoch, dass sämtliche Compatibility Packs nur bis Ende 2025 nutzbar sind. Bis zu diesem Zeitpunkt wird SAP Alternativen anbieten.

Für Unternehmen, die das cloud-basierte SuccessFactors nicht nutzen können oder möchten, wurde ein Kompromiss angekündigt. Er trägt den Namen „SAP HCM for S/4 HANA“ und soll ab 2023 verfügbar sein. Im Gegensatz zu ERP 6.0 wird diese Lösung jedoch nicht integriert mit SAP S/4HANA laufen. Sie muss auf einem separaten Server betrieben werden, der häufig auch als „Sidecar“ bezeichnet wird. Hinsichtlich des Funktionsumfangs wird sich die Lösung nicht wesentlich vom heutigen SAP HCM unterscheiden. Es wird außerdem erwartet, dass der Support dieser Kompromisslösung ebenfalls begrenzt ist. Aktuellen Meldungen zufolge soll er im Jahr 2030 enden. Sofern sich nichts mehr an dieser Strategie ändert, führt langfristig kein Weg an der Einführung von SAP SuccessFactors vorbei.

Fazit: SAP-HR-Produkte sorgen für Zukunftssicherheit

Die Herausforderungen im Personalmanagement sind mittlerweile vielfältig. Eines der drängendsten Probleme unserer Zeit ist der Fachkräftemangel. Nicht jedem Unternehmen gelingt es, freiwerdende Stellen schnell mit geeigneten Kandidaten zu besetzen. Daneben verbringen die Mitarbeiter in den Bereichen Personalabrechnung und -administration immer noch zu viel Zeit mit Routinetätigkeiten. Auch das Reporting ist vielerorts optimierungsbedürftig, wodurch Personalstrategien nicht immer auf fundierten Zahlen basieren. Nicht zuletzt bietet die Kollaboration der Mitarbeiter Spielraum für Verbesserungen. Obwohl wir im Zeitalter moderner Kommunikationsmöglichkeiten und sozialer Netzwerke leben, erfolgen Abstimmungen in Unternehmen nach wie vor überwiegend per E-Mail.

All diesen Herausforderungen lässt sich mit SAP HCM und insbesondere mit der Nachfolgelösung SuccessFactors begegnen. Die HR-Produkte von SAP ermöglichen eine Digitalisierung und Automatisierung von Personalprozessen, intelligentes Recruiting und Talentmanagement sowie eine bessere Zusammenarbeit dank Social- und Mobile-ERP. Unter der Flagge „Analytics“ lassen sich zudem flexible Reports und Prognosen generieren, die strategische Entscheidungen im Personalwesen deutlich optimieren können.