SAP und Brexit: Was Sie jetzt beachten müssen

SAP und Brexit - wie geht es nach Ende 2020 weiter?

Man hätte meinen können, das Ganze sei eine Fortsetzung des Romans „Die unendliche Geschichte“ von Michael Ende. Der Austritt des Vereinigten Königreichs aus der Europäischen Union beschäftigte die EU mehr als drei Jahre – und ein Ende des Prozesses war lange nicht absehbar. Mit seinem deutlichen Wahlsieg Mitte Dezember 2019 hat der britische Premier Boris Johnson nun aber – zumindest, was den Vollzug des Austritts betrifft – für klare Verhältnisse gesorgt. Am 1. Februar hat Großbritannien die Europäische Union verlassen. Die Verhandlungen mit der EU aber gehen weiter: In einer Übergangsphase bis mindestens Ende 2020 verhandelt die EU nun mit Großbritannien, wie die künftigen Beziehungen aussehen sollen.

Bis zu diesem Zeitpunkt wird sich dementsprechend kaum etwas ändern – Großbritannien bleibt bis Ende 2020 im EU-Binnenmarkt und Teil der Zollunion. Ein wichtiger Termin ist der 1. Juli 2020: An diesem Tag entscheidet die britische Regierung, ob sie die Übergangsphase über Ende 2020 verlängern möchte. Um bis zu zwei Jahre wäre das nach dem Austrittsvertrag möglich. Boris Johnson hat dies aber kategorisch ausgeschlossen. Nach Ende 2020 kann es – neben einer theoretisch möglichen Verlängerung der Verhandlungsphase – ein Freihandelsabkommen zwischen der EU und Großbritannien geben oder die Briten scheiden ohne Abkommen („No-Deal-Szenario“) aus der EU aus.

Insbesondere ein ungeregelter, „harter“ Austritt würde erhebliche Folgen für den Handel haben: eine umfangreichere Bürokratie, einen größeren Aufwand und höhere Kosten für Unternehmen. Aber ob mit oder ohne Freihandelsabkommen, nach dem 31. Dezember 2020 gilt: Das Vereinigte Königreich ist rechtlich gesehen ein „Drittland“. Damit gelten zum Beispiel zollrechtliche Bestimmungen, die bislang nicht galten.

Zölle und Kontrollen

Mit dem Ablauf einer Übergangsfrist werden Unternehmen diverse Zollformalitäten beachten müssen, insbesondere im Falle eines „harten Brexits“.

• Alle Importe oder Exporte müssen abgefertigt werden (und zwar selbst dann, wenn die EU und Großbritannien ein Freihandelsabkommen abschließen).
• Unternehmen müssen sich bei den Zollbehörden registrieren und eine britische EORI-Nummer (Economic Operators‘ Registration and Identification Number) beantragen. Ohne eine solche Nummer können künftig keine Waren mehr nach Großbritannien exportiert oder aus Großbritannien importiert werden.
• Darüber hinaus wird es zu Import- oder Exportkontrollen kommen, weil bestimmte Güter („Dual-Use-Güter“) künftig aller Wahrscheinlichkeit nach einer Genehmigungspflicht unterliegen werden.
• Außerdem können Unternehmen aus der EU für ihre Produkte auch den präferenziellen Warenursprung (bzw. den zollrechtlichen Status) verlieren, wenn sie in ihrer Produktion aus Großbritannien importierte Güter einsetzen.

Diese Anforderungen gelten für alle Unternehmen mit Beziehungen zu Großbritannien, die Waren ins Vereinigte Königreich exportieren, eine Niederlassung auf der britischen Insel unterhalten oder Vorprodukte für die eigene Produktion aus Großbritannien in die Europäische Union importieren.

Diese Unternehmen sollten sich daher – wenn sie dies noch nicht getan haben – schnellstmöglich mit den Folgen des Brexits beschäftigen. Sie müssen ihre IT- und SAP-Systeme genau unter die Lupe nehmen und die Übergangsphase für Vorbereitungen und mögliche Anpassungen nutzen.

Änderungen im SAP

Unternehmen, die SAP verwenden, müssen sich auf eine Vielzahl von Veränderungen und Anpassungen im SAP einstellen. Grundsätzlich sind folgende Systeme betroffen: SAP ECC, SAP GTS, SAP CRM, SAP S/4HANA und SAP C/4HANA.

SAP bereitet Kunden schon seit längerem auf die Veränderungen vor und liefert entsprechende Informationen, Updates und Patches aus. Unternehmen sollten sich daher regelmäßig über Neuerungen informieren.

Die in den SAP-Systemen durchzuführenden Veränderungen betreffen konkret sowohl die Systemkonfiguration (Länderkonfiguration, Steuerermittlung, etc.), Änderungen bei den Stammdaten (Lieferanten, Kunden, etc.) als auch Änderungen beim Reporting (INTRASTAT-Meldungen).

Mögliche Änderungen und Anforderungen sind im Einzelnen:

• Unternehmen müssen die Länderdefinition im SAP Customizing bzw. den allgemeinen Einstellungen verändern: Sie müssen das Kennzeichen „Mitglied der EU“ deaktivieren.
• Möglicherweise müssen Stammdatenfelder (bei Kunden oder Lieferanten) oder Konfigurationsdaten (bei Einstellungen von Buchungskreisen) aktualisiert werden.
• Produkte mit einer länderspezifischen Zulassung benötigen Aufmerksamkeit, wenn sie im SAP abgebildet worden sind – die Zulassungen verfallen und müssen daher mit einem Gültigkeitsende versehen werden.
• Auch im Bereich Steuerermittlung können Anpassungen erforderlich sein – angefangen bei der Überprüfung der Steuerkennzeichen für EU-Unternehmen im Rahmen des britischen Steuerverfahrens TAXGB bis hin zur Aktualisierung der steuerrelevanten Stammdaten (Umsatzsteuer-Identifikationsnummern) oder mit Blick auf bestimmte Zollanforderungen.
• Ebenso verändert sich die Steuerberichterstattung, etwa im Hinblick auf die INTRASTAT-Meldungen. Diese Meldungen sind die Basis für die Handelsstatistik in der Europäischen Union – und werden mit dem Austritt überflüssig.
• Es kann – aus organisationstechnischer Sicht – unter Umständen sogar notwendig sein, mit einer neuen Niederlassung in Großbritannien für eine vorteilhaftere steuerrechtliche Struktur zu sorgen oder ein neues Warenlager (Konsignationslager) in Großbritannien aufzubauen – Veränderungen, die Unternehmen aber nur mit langem Vorlauf umsetzen können.

Der SAP-Werkzeug-Koffer für den Außenhandel

Mit SAP Global Trade Services (SAP GTS) bietet SAP eine Reihe von Lösungen, mit denen Unternehmen die Folgen des Brexit besser bewältigen können. SAP GTS bietet Funktionen zur Zollabwicklung, zur Kontrolle von Export-, Import- und Embargovorgaben und zur Kalkulation von Kosten durch Zölle auf bisher zollfreie Waren.

SAP GTS ermöglicht zum Beispiel eine effiziente und zentrale Erfassung aller relevanten Daten – von den Steuernummern bis hin zu länderspezifischen Daten. Die Anwendung hilft Unternehmen zudem dabei, Strafzahlungen für Verstöße gegen Compliance-Regelungen zu vermeiden. Außerdem lässt sich die gesamte Zollabfertigung beschleunigen, effizienter gestalten und rechtlich absichern. SAP GTS steht als On-Premise- oder Cloud-Lösung zur Verfügung.